Делопроизводство в управляющей организации

Автоматизация электронного документооборота в управляющей компании

В период пандемии коронавируса COVID-19 очень важно следить за мерами собственной безопасности и состоянием своих сотрудников и клиентов.

Помните, что мы все несём ответственность за нераспространение коронавируса на территории нашей страны.

С сегодняшнего дня Все управляющие организации России могут установить себе АСУ «Жилищный Стандарт», модуль «АДС»

БЕСПЛАТНО И НАВСЕГДА

Бесплатная АДС поможет организовать работу Вашей управляющей организации удаленно:

безопасно взаимодействовать с жителями через мобильное приложение ЖКХ.Диалог удаленно взаимодействовать с сотрудниками и руководителями через мобильное приложение сотрудника работать в системе не выходя из дома, в случае самоизоляции сотрудников

Пандемия коронавируса — большое испытание для каждого жителя нашей большой страны. Берегите себя и своих близких!

Коллектив ООО «Жилищный Стандарт»

* — стоимость за размещение системы в облачном хранилище ПАО МТС оплачивается отдельно.

Программа АСУ «Жилищный стандарт» включает модуль для ведения журналов регистрации документов, который:

• помогает автоматизировать электронный документооборот в УК, ТСЖ;
• упрощает деятельность в сфере ЖКХ.

Автоматизация делопроизводства в управляющей компании или товариществе собственников жилья позволит полностью отказаться от бумажного документооборота. Вы:

• не потеряете бумаги;
• сможете прикреплять электронные документы к текущим задачам;
• сможете контролировать, чтобы сотрудники вовремя изучали внутренние нормативные акты.

Документы в АСУ разделены по типовым журналам в соответствии с потребностями организации, управляющей жилым фондом МКД.

Основные функции ПО для ведения документооборота в управляющей организации

Модуль позволяет создавать и вести:

• журналы корреспонденции с разграничение прав доступа;
• журнал договоров управления многоквартирными домами;
• протоколы общих собраний собственников с возможностью экспортировать их во внешние системы для раскрытия данных — сайт УК, ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ;
• журнал нормативных документов с использованием данных для начислений;
• внутренние журналы;
• произвольные журналы.

Журналы и их функции

Служебные записки. Сотрудники могут обмениваться служебными записками, где будет указано:

• время создания;
• содержание;
• адрес, если речь идет об объекте на обслуживании управляющей компании.

По служебной записке можно создать задачу, которая будет дочерней по отношению к записке.

Приказы. Хранит внутренние приказы для сотрудников УК. АСУ позволяет создавать дочерние документы по приказам — задачи, исходящие и входящие документы. В приказах указаны:

• номер;
• тема;
• ответственный исполнитель;
• участники приказа;
• сотрудник, подписавший приказ;
• крайний срок реакции;
• содержание приказа.

Когда отмеченные участники приказа ознакомятся с содержанием, они нажмут соответствующую кнопку в АСУ, а программа зафиксирует время нажатия кнопки.

При необходимости документ можно распечатать по автоматическому шаблону АСУ в формате docx.

Объяснительные. Журнал для хранения и работы с объяснительными записками. В каждом документе есть:

• номер;
• получатель;
• отправитель;
• содержание.

Документы группы компаний. Подобные внутренние документы содержат:

• наименования организации отправителя и получателя;
• текст обращения;
• время создание в АСУ;
• адрес, если дело касается объекта на обслуживании УК.

В этом журнале хранятся документы, курсирующие между компаниями, которые входят в группу компаний. Предположим, у управляющей компании есть несколько дочерних организаций, ответственных за узкие сферы работы жилищно-коммунального хозяйства.

Например, компания «Юрист» занимается дебиторской задолженностью и тоже использует АСУ. Если отправить письмо из УК в «Юрист», для УК документ будет исходящим, а для «Юриста» — входящим.

Это позволит не дублировать документ, а хранить его в общем журнале группы компаний.

Свойства документов

• Имеют права доступа для создателя, всех участников и пользователей с доступом к прилагаемым объектам — лицевому счету, помещению и так далее.
• Не удаляются из АСУ — их можно перевести в статус «Удален», но запись о них остается в программе и доступна в режиме «Показать удаленные документы».
• Соединяются в цепочку по взаимосвязям — родительские и дочерние. Цепочку видно в каждом задействованном в ней файле. Характеристики же автоматически передаются от родительским к дочерним.
• Имеют статусы, которые задают администраторы АСУ. Статусы документов задают администраторы АСУ. Статусы могут меняться автоматически по наступлению событий-триггеров, либо по запросу пользователя. Изменение статуса документа может менять статусы родительского или дочернего.
• Позволяют сформировать по заданному шаблону файл в docx-формате и присоединить файлы в других распространенных форматах.
• Отображают историю всех событий в разделе «История изменений».
• Автоматически пронумерованы сквозной нумерацией программы, если вы не изменили параметры в «Нумераторе».
• Все документы входят в этапы бизнес-процесса.

7 причин купить программное обеспечение АСУ «Жилищный стандарт»

1. 1. Оптимизируем продукт под индивидуальные особенности вашего бизнеса.
2. 2. Дистанционно обучаем сотрудников работе с АСУ.
3. 3. Консультируем по техническим вопросам в процессе использования.
4. 4. Учитываем отзывы, чтобы совершенствовать продукт под нужды организаций.
5. 5.

   Нам доверяют — сотрудничаем с 15 из 25 УК Тюмени, за 14 лет организовали более 400 проектов для 502 клиентов по всей России.

6. 6. Обслуживаем 50 регионов страны — Тюмень, Екатеринбург, Челябинск, Омск, Воронеж, Белгород, Новосибирск, Самару, Краснодар и другие.
7. 7.

   Предлагаем обучающие ролики и текстовые инструкции, чтобы упростить ознакомление с программой.

Почему приобрести АСУ «Жилищный стандарт» выгодно

Первые 2 месяцев использования — бесплатны. Это позволит оценить все преимущества АСУ, отказаться от бумажного документооборота и освоиться в программе. Абонентскую плату с 3-го месяца рассчитываем индивидуально для каждой компании.

Чтобы успеть получить программу на 2 месяца бесплатно, оставьте заявку, закажите звонок или позвоните. Если остались вопросы, консультант подробно расскажет об особенностях и характеристиках продукта.

Как начать пользоваться

Если вы заинтересованы в использовании АСУ «Жилищный Стандарт» в своей организации, то просто заполните форму, приведенную ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами!

Источник: https://www.it-uk.ru/dokumentooborot/

Делопроизводство с нуля

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.

), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.).

Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах.

Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.

Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации.

Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. 

Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 

Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя).

Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ)

Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение.

В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла.

Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации

инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

• Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
• Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
• Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. 

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации.

Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций.

Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ СЕМИНАРЫ:

Источник: «Секретарь-референт» №7 2010

Источник: https://ukcabb.info/a155841-deloproizvodstvo-nulya.html

Делопроизводство в управляющей организации

Изменение статуса документа может менять статусы родительского или дочернего.

• Позволяют сформировать по заданному шаблону файл в docx-формате и присоединить файлы в других распространенных форматах.
• Отображают историю всех событий в разделе «История изменений».
• Автоматически пронумерованы сквозной нумерацией программы, если вы не изменили параметры в «Нумераторе».
• Все документы входят в этапы бизнес-процесса.

Делопроизводство в управляющей организации мкд

В его обязанности входит множество действий, связанных с организацией эффективной работы компании.

В этом случае на каждом участке предусмотрена своя диспетчерская и аварийная служба, что позволяет решать возникающие проблемы локально.

К основным направлениям работы начальника участка относятся:

• взаимодействие с собственниками жилья, которое находится на закрепленной за ним территории;
• контроль за соблюдением правил и норм техники безопасности и охраны труда;
• организация на участке обслуживающих и ремонтных работ;
• взаимодействие с государственными и контрольными органами;
• контроль за работой персонала управляющей компании, прикрепленного к участку.

Что касается директора, то он в этом случае руководит в целом работой предприятия и распределяет выполнение функций по различным отделам и должностям.

Делопроизводство в управляющей организации жкх

— участие в разработке ставок и тарифов на услуги ЖКХ, а также нормативов потребления этих услуг;

— организация и предоставление жителям новых видов услуг, направленных на безопасное и комфортное проживание в многоквартирных домах.

1.2 Организационные документы предприятия

В компании ООО «Богдановичская», была изучена организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:

— устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

— штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»

ЦБПО исторический факультет

ОТЧЕТ

об учебно-производственной практике по делопроизводству

ООО УК «Богдановичская»

Студентки 2 курса

Пирожковой Юлии Дмитриевны

Руководитель практики —

К.и.н., доцент кафедры архивоведения и истории государственного управления Шаталов Дмитрий Николаевич

Богданович

2013

Введение

1.

По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е.

документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др.

(срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др.

Никифоров

Источник: https://semeynyi-yurist.ru/deloproizvodstvo-v-upravlyayushhej-organizatsii

Делопроизводство в управляющей компании

Управляющие компании, которые функционируют в сфере жилищно-коммунального хозяйства, являются юридическими лицами.

Поэтому на них распространяется множество требований, связанных, в том числе, с наличием официально закрепленной организационной структуры и штатного расписания.

Стоит рассмотреть, какие предъявляются требования к структуре УК, и что она в себя включает. Кто и каким образом осуществляет делопроизводство, и за что отвечают сотрудники УК, согласно своим должностным инструкциям?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-82 . Это быстро и бесплатно !

Организационная структура управляющей компании в сфере ЖКХ

Структура управляющей компании ЖКХ, ее схема и наличие в ней тех или иных подразделений и должностей зависит от размера самой компании и количества домов, которые находятся под ее управлением.

Стоит рассмотреть обобщенную, типовую схему организационной структуры, которая может меняться и корректироваться в зависимости от конкретной ситуации.

В крупных управляющих компаниях, кроме основного руководителя, предусмотрено еще несколько, которые закреплены за отдельными территориями. Они называются начальниками участка и выполняют те же функции, что и директор компании, но только в отношении отдельной группы домов.

В этом случае на каждом участке предусмотрена своя диспетчерская и аварийная служба, что позволяет решать возникающие проблемы локально.

К основным направлениям работы начальника участка относятся:

• взаимодействие с собственниками жилья, которое находится на закрепленной за ним территории;
• контроль за соблюдением правил и норм техники безопасности и охраны труда;
• организация на участке обслуживающих и ремонтных работ;
• взаимодействие с государственными и контрольными органами;
• контроль за работой персонала управляющей компании, прикрепленного к участку.

Что касается директора, то он в этом случае руководит в целом работой предприятия и распределяет выполнение функций по различным отделам и должностям. Функции начальника участка во многом схожи с обязанностями директора УК, но распределены более локально и детально прописаны в его должностной инструкции.

Конкретные обязанности каждого работника должны быть закреплены в их должностных инструкциях. Все рабочие места и должности, которые имеются в управляющей компании ЖКХ, закреплены в специальном документе – штатном расписании. Его наличие обязательно для любой УК.

Помимо количества рабочих мест, в штатном расписании также указываются тарифные ставки, надбавки и оклады, предусмотренные для каждой должности.

Типовая организационная структура УК является функциональной, то есть в ней предусмотрено наличие нескольких подразделений, выполняющих свои обобщенные функции. Стоит рассмотреть более подробно эти функции, а также подразделения и должности, которыми они реализуются.

Технический контроль

Важным направлением работы каждой управляющей компании является технический контроль и надзор за состоянием жилищного фонда, который включает в себя:

Анализ, планирование и организацию работ по техническому обслуживанию домов.

Планирование и проведение ремонтных работ.

Прием и регистрацию заявок жильцов дома (например, по вопросам организации ремонта).

Контроль за объемом и качеством поставляемых коммунальных услуг.

Разработку и ведение технической документации.

Называться такое подразделение может по-разному: например, технический отдел или отдел технического надзора. Возглавляет его замдиректора по производству или главный инженер.

Штат УК, обслуживающий жильцов

Штат управляющей компании ЖКХ может включать себя различные должности — все зависит от ее величины и количества МКД, которые она обслуживает. Есть определенные должности, которые обязательно должны присутствовать в штате УК, если она планирует предоставлять качественные услуги.

Далее мы рассмотрим самых необходимых для УК кадров и краткие должностные инструкции, которыми они руководствуются в своей работе.

Диспетчер

Диспетчер принимает заявки от жильцов домов, которые находятся под управлением УК, и передает их на рассмотрение в другие структурные подразделения. Кроме этого, согласно должностной инструкции, диспетчер УК обязан выполнять следующие действия:

предоставлять консультацию жильцам относительно обслуживания их дома;

принимать наряды и акты выполненных работ, которые подтверждают, что заявки жильцов выполнены;

контролировать график подачи тепла;

Диспетчер несет ответственность за невыполнение обязанностей, указанных в его должностной инструкции.

Слесарь-сантехник

Сантехник управляющей компании должен следить за работой и исправностью систем тепло- и водоснабжения, а также принимать необходимые меры по предотвращению поломок или их устранению.

Он может подавать на рассмотрение руководству УК предложения по улучшению рабочего процесса и требовать для себя комфортных условий труда. Как и любой сотрудник УК, сантехник несет ответственность за нарушение приказов руководства, несоблюдение дисциплины и невыполнение своих обязанностей, регламентированных должностной инструкцией.

Электрик

Его главной задачей является контроль за работой электросетей и устранение каких-либо поломок или неполадок в ее функционировании.

Согласно должностной инструкции, обязанности электрика УК заключаются в следующем:

• производит ремонт и необходимое обслуживание электрического оборудования;
• занимается обнаружением незаконных подключений к электрощиткам в МКД, проверяет целостность пломб;
• проводит работу по обслуживанию и проверке электрооборудования с целью предотвращения аварийных ситуаций;
• по индивидуальным заявкам жильцов, проводит проверку электрооборудования в их квартире;
• ведет в рабочем журнале подробные записи о проделанной работе.

Источник: https://sibezrcs.ru/info/deloproizvodstvo-v-upravljajushhej-kompanii/

Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг.

И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.

Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия.

После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.

К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Источник: https://mdi.ru/press/articles/elektronnaya-kantselyariya/osnovyi-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-na-predpriyatii