Как писать служебную записку по авансовому отчету

Служебная записка к авансовому отчету образец

Авансовый отчет — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета

Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504049).

Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.

При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.

Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:

Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.

Заполнение служебного задания для направления в командировку

Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.

Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.

Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет .

Кроме того, на основании служебного задания руководителем организации (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку .

Отчет работника о выполненном в служебной командировке задании

Отметки в командировочном удостоверении и журнале регистрации

По возвращении из служебной командировки работник обязан в тот же день, если он прибыл к месту нахождения предприятия в течение рабочего времени, или на следующий рабочий день, если он прибыл к месту нахождения предприятия по окончании рабочего времени, сделать отметку в командировочном удостоверении, заверенную печатью предприятия, о дне его прибытия. Данная дата является днем прибытия работника из командировки, она указывается в журнале учета удостоверений (графа 8 бланка №5 ).

Наличие документов, подтверждающих связь служебной командировки с деятельностью предприятия

Для отнесения затрат по командировке на расходы предприятия и включения их в валовые расходы подотчетное лицо обязано представить документы, подтверждающие связь командировки с основной деятельностью предприятия направившего работника в командировку.

Такими документами могут быть: приглашение принимающей стороны заключенный договор, протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве или, если стороны не пришли к соглашению, протокол разногласий, выписки из протоколов обсуждения и прочее документы, подтверждающие участие лица в переговорах, симпозиумах, конференциях, проводившихся по тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия, другие документы.

Отсутствие подлинников таких документов, также как и несоблюдение других условий служебной командировки, означает непризнание понесенных затрат и требование возврата подотчетным лицом полученного денежного аванса в кассу или удержание этой суммы из его заработной платы.

Отчет о выполненном задании

Следующий шаг в порядке оформления документов о служебной командировке — составление работником отчета о служебной командировке (достигнутой или недостигнутой цели). Отчет заверяется подписью заведующего подразделением, ходатайствовавшего о направлении работника в командировку.

Подтверждение выполненного задания руководителем подразделения, непосредственно отвечающим за использование полученных результатов, дает основание руководителю предприятия или лицу, уполномоченному им, санкционировать приемку работы и проведение расчета с подотчетным лицом. Отсутствие утвержденного отчета является причиной полного или частичного отказа в оплате работнику затрат по командировке.

На бланке №6 приведена возможная форма отчета о командировке.

В предыдущей публикации на данную тему в общих чертах показано значение использования в учете расчетов с подотчетными лицами отчетного документа — авансового отчета. В данной публикации продолжим эту тему.

Заполнение авансового отчета подотчетным лицом

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на покупку сельскохозяйственной продукции, при направлении в служебную командировку в пределах Украины или за рубеж) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Рассмотрим порядок составления данного документа подотчетным лицом и работниками бухгалтерии в общем виде.

Работники предприятия как получившие наличные деньги на служебную командировку под отчет, так и не получившие их, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением соответствующих оправдательных документов (о них уже упоминалось в предыдущих разделах).

В соответствии с принятым на предприятии порядком, зафиксированным в приказах об учетной политике, о служебных командировках, в графике документооборота и т.д.

если подотчетному лицу одновременно выдаются денежные средства на командировочные расходы и на производственные нужды, оно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки обязано подать одновременно два авансовых отчета об израсходованных средствах: один — о средствах на командировку, второй — о расходовании средств на хозяйственные нужды.

Перед заполнением обратной стороны авансового отчета подотчетное лицо систематизирует первичные документы (транспортные билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц (мотелей) или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы, акты закупки, счета-фактуры, налоговые накладные и т.д.) в хронологическом порядке и нумерует их, указывая номер на документах.

Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

Обратная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:* * Пример заполнения бланка авансового отчета см. бланк №7

«Дата»

приводится дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. Относительно суточных по служебной командировке указывается дата оформления приказа руководителя на командировку.

Авансовый отчет бланк скачать. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. формат Excel, Word + типовая форма № 807

Внимание! Форма изменена в соответствии с приказом № 845 от 24.12.2013. Смотрите бланк новой формы .

Источник: http://zayavlenievsud.my1.ru/publ/kak_pravilno_pishetsja/sluzhebnaja_zapiska_k_avansovomu_otchetu_obrazec/29-1-0-374

Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды

Довольно часто случаются различные жизненные ситуации, которые вынуждают сотрудников писать служебные записки с просьбой выплаты определенных денежных средств.

Однако существует множество форм данного документа. А выбор одной из них осуществляется в зависимости от того какого вида денежную компенсацию и по какой причине требует работник. Предлагаем рассмотреть в этой статье различные образцы служебных записок, которые помогут вам правильно и без малейших затруднений получить столь желанные материальные средства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что за документ?

Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.

Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.

Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.

Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.

Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.

Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.

Служебная записка на выдачу денежных средств – образцы:

Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса).

Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы. Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:

1. Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа.

Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.

2. Далее по центру нужно указать, что записка относится к служебному виду документов. И указать ее подвид, в данном случае – на выдачу денег из кассы.
3. После чего переходите к основной части записки – тексту.

Напишите свои личные данные, размер суммы, которую вы хотите получить и четко сформулируйте обстоятельства или причины, выступающие в роли оснований для получения. Лаконично перечислите по пунктам цели, на которые будут потрачены деньги. Затем дайте обещание с указанием сроков, не позднее которых будет предоставлен отчет работодателю касательно потраченной суммы.

4. Завершающим этапом служит проставление подписи со стороны работника, фамилии и инициалов, а также должности. Строкой ниже укажите дату.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ !!! Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

На представительские расходы

Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.

Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.

Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок. А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы.

На доплату за увеличение объема работ

Прописав общие пункты документа, в основной части сделайте акцент на то, какой тип работы выполнялся, обязательно отметьте сроки и объемы, которые превышают оговоренные трудовым договором, и точные координаты места, где сотрудник выполнил сверхурочный объем работы.

После чего укажите точную сумму, которую вы хотите получить, прописав ее не цифрами, а с помощью слов. По возможности указывайте пункты трудового договора, в которых установлены определенные стандарты, касаемо выполняемой работы.

Также ссылайтесь на пункты, согласно которым производится начисление заработной платы, чтобы доказать корректность требуемой вами денежной компенсации.

На аванс

Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы. Аванс считается вполне допустимой законом выплатой.

С установленными сроками на аванс, а также другими нюансами можно ознакомиться с помощью 136 статьи ТК Российской Федерации.

Чтобы как следует оформить документ с просьбой об авансе, желательно прописать в главной части записки следующие пункты:

• Точные координаты того рабочего места, где трудится физическое лицо, претендующее на авансирование.
• Точный размер суммы, требуемой в качестве аванса.
• С какого времени работник трудится на данном предприятии.
• Обстоятельства, в результате которых работнику необходима преждевременная выплата.

Руководителю ГУП г. Москвы

Трест «Мосотделстрой № 1

Сорокину Ю.П.

от начальника отдела кадров

Пригожина Б.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас дать разрешение на авансирование работника, выполняющего работу на объекте Электрогорск, ДК им. Ленина.

Работник осуществляет трудовую деятельность с 01 декабря 2009 года.

Лазарев М.В. – 8000 рублей
ИТОГО: 8000 рублей

Указанный выше работник обращается с просьбой об авансировании по семейным обстоятельствам.

Ранее авансы не получали, за декабрь заработанная сумма Лазарев М.В. 12006 руб. (на руки).

Начальник отдела кадров Пригожин Б.А.

На командировочные расходы

Эта категория считается одним из наиболее распространенных и востребованных видов служебных записок. К его написанию прибегают работники, которые вынуждены осуществлять отъезды с непосредственного рабочего места в служебных целях.

Правительственное постановление Российской Федерации под номером 749, принятое 13.10.

2008 года, содержит следующие установки относительно командировок:

• Написание служебной записки с просьбой возмещения командировочных средств, должно происходить строго после возвращения работника.
• Необходимо указать перечень услуг, на которые были потрачены деньги в служебных целях, но этого недостаточно.Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.
• Четко зафиксируйте число отъезда сотрудника в командировку и дату его приезда.
• Помимо основных пунктов, принятых для всех записок, в тексте документа укажите точное время с поминутным учетом и город, из которого работник совершил отъезд, а также город прибытия.
• После чего перечислите подробно все услуги, за которые требуется компенсация, описав их как можно информативнее, но в тоже время лаконично.
• Затем обозначьте поминутное время приезда и укажите список документов, которые вы будете прикладывать в качестве основания для получения денег.

На материальную помощь

Российским законодательством предусмотрены возможности получения работниками одноразовых выплат. Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре.

Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки.

Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату. Также нужно прикрепить документ, удостоверяющий данный факт.

Например, в случае получения пособия в связи с пополнением семьи, прописывается это обстоятельство, ставится дата рождения ребенка и прикладывается ксерокопия свидетельства. В случае болезни, указывается диагноз и прикрепляется больничный лист либо определенная справка.

Генеральному директору ООО “Вымпел”Селезневу А.И.от главного бухгалтера

Ивановой С.А.

Источник: https://bizakon.ru/kadry/sluzhebnaya-zapiska-na-vydachu-denezhnyh-sredstv-obrazets.html

Как писать служебную записку по авансовому отчету

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — вместо командировочного удостоверения должен сдавать в бухгалтерию служебную записку.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, который ездил в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

В Роструде нам порекомендовали не перегружать записку лишними сведениями.

Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия, как в образце.В командировке был директор. Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок ().

Не имеет значения, директор сам управлял машиной или ехал как пассажир.Можно освободить руководителя от обязанности составлять служебную записку на себя. Ведь он все равно будет подписывать приказы о командировке, ее переносе или продлении.

А в такой ситуации служебная записка, по сути, будет дублировать приказ.

Чтобы сократить количество бумаг, можно внести специальную оговорку про директора в положение о командировках или другой локальный акт.

К примеру:

«Требование о представлении служебной записки на руководителя организации не распространяется»

.О том, какие документы должны представить пассажиры, в действующих правилах отдельно не сказано. Мы считаем, что можно ограничиться авансовым отчетом, служебной запиской и первичкой, подтверждающей затраты, если они были.На одной машине ездили несколько работников. Путевые листы пассажиры оформлять не должны.

Ведь требуют наличия такого документа исключительно у водителя ().

Чеки на бензин тоже не понадобятся, если на заправке расплачивался водитель, а не кто-то из попутчиков.

нужна, чтобы определить даты начала и окончания поездки. Поэтому такой документ должен представить каждый из командированных работников вне зависимости от того, управлял он машиной или нет.Той же логики безопаснее придерживаться, если речь идет о служебном транспорте или арендованной машине. В Положении № 749 порядок оформления документов прописан только для личных машин и мотоциклов.

Но если сотрудник ездит в командировку на арендованном или служебном автомобиле, то компании все равно нужен документ, подтверждающий срок поездки. Это нам подтвердили и в Минфине, и в ФНС.Конечно, водитель служебной машины оформит путевой лист.

Но, во-первых, его могут выдать на несколько дней, а сотрудник вернется раньше.

Во-вторых, помимо водителя в машине могут быть и другие сотрудники. Тогда у них на руках не останется первички, подтверждающей срок поездки.Работник поймал попутку. Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики.

Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно.

Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб.

().Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку на попутном автомобиле. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно.

Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету.

Дополнительных документов никто не потребует.Тот же порядок действий, если работник отправился в поездку на транспорте контрагента, например подрядчика или заказчика. То есть помимо авансового отчета и приложений в виде первички и чеков работник представит служебную записку.Срок поездки изменился.

Уважительные причины задержки в командировке: заболел, поломался транспорт, плохие погодные условия и др.

Эти обстоятельства тоже нужно отразить в служебной записке. За время вынужденной задержки надо выплатить суточные и возместить расходы на проживание (п. 14, 19, 21 Положения № 749).Если работник болел, то ему нужно выплатить пособие.

Конечно, если он принес листок нетрудоспособности.

При этом средний заработок за дни болезни не сохраняется (п. 25 Положения № 749).

Если сотрудник задержался по другим уважительным причинам, то дополнительные дни включаются в период командировки и за них надо начислить средний заработок.Другое дело, если уважительных причин для задержки не было.

Решающее слово за руководителем. Проверяющие скорее всего будут против таких расходов.

Заявление о выдаче денег под отчет

/ / , 2,492 Просмотров Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей.

Оглавление статьи

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности.

Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать. Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными.

В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги. Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

• Сумму;
• Срок на который она берется;
• Наличие или отсутствие задолженности;
• Подпись руководителя.

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника. Затем посередине страницы идет название – «».

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам.

Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена. Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок. Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя. Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет.

» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.

 Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты.

Все остальные пункты документа не изменяются.

Источник: https://avtoritet-delo.ru/kak-pisat-sluzhebnuju-zapisku-po-avansovomu-otchetu-88903/

Деньги под отчет: алгоритм действий

Выдавать работнику деньги под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено — он также получает деньги по заявлению. Иначе — штраф. В статье расскажем, как действовать бухгалтеру

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (Письмо Минфина России № 02-03-10/37209; Письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

• предусмотреть такую возможность в учетной политике;
• указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
• получить заявление от работника с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег под отчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
2. Срок, на который нужны деньги.
3. Подпись руководителя организации.
4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег под отчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт — это зависит от внутреннего документооборота организации.

документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа сроком на три рабочих дня». Срок может быть определен конкретной датой: например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами — вебинар поможет разобраться с выдачей денег под отчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит счета 71 по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег под отчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег под отчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

• от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1449

Служебная записка на авансовый отчет образец

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2020 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много.

Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания.

При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2020 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов.

При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте.

Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Пример служебной записки на командировку

Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

Ее оформляют, если:

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

отчет о выполненных задачах;

Образец служебной записки на командировочные расходы

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

ниже указываются прилагаемые бумаги ( чеки и квитанции об оплате и т.д.);

ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Образец служебной записки об отмене командировки

Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.

Служебная записка на командировку — образец 2017

Служебная записка на командировку — образец 2017 года приведен в нашей статье — понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

Источник: https://nourcuk.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-avansovyj-otchet