Кто такой секретарь референт и чем он занимается

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: https://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/sekretar.html

Референт – это кто

Референт – относительно недавняя профессия. В советский и постсоветский период обязанности референта выполнял секретарь.

Со временем в развитых компаниях с обильной загруженностью начала формироваться новая специальность, которая заключается в консультировании клиентов и ознакомлении с общей информацией управляющего.

«Референт» на латыни звучит как «referents», что означает «ведающий», «сообщающий». Со временем специалист стал одним из первых помощников начальника, поэтому его должностные обязательства стали весьма-таки обширны. Рассмотрим основные:

• сбор и предоставление необходимой документации;
• организация, либо помощь в организации проведения собраний и презентаций;
• выполнение частных поручений начальства;
• работа на ресепшене (ответы на телефонные звонки и электронную почту, прием и консультирование посетителей);
• командировочные поездки;
• заказ билетов для поездок руководителя.

Это далеко не весь список. Может быть включена работа с почтой, закупка канцелярии в офис, организация корпоративных вечеров и экскурсий. Должностные обязанности референта зависят от деятельности самого руководителя.

Основные требования к должности

Почти во всех вакансиях говорится про наличие высшего образования и владение общением делового характера. Чтобы развивать себя в профессии референта можно освоить такие направления подготовки:

• лингвистика;
• государственное и муниципальное управление;
• зарубежное регионоведение;
• педагогическое образование по профилю английского, немецкого или французского языка;
• фундаментальная и прикладная лингвистика;
• педагогическое образование по профилю информатика и английский язык.

Также потребуются навыки работы с компьютером минимум на начальном уровне (работать с Word, Excel, осуществлять переписки в социальных сетях, уметь оперативно находить в интернете требуемую информацию).

В большинстве случаев предпочтение отдается сотрудникам с имеющимся опытом работы. Желательно от двух лет.

Запросы к личности сотрудника

Профессия имеет прежде всего социальную направленность поэтому кроме грамотного владения русским языком, референту стоит владеть коммуникабельностью и живой экспрессией в речи. Если компания имеет высокий статус, важную роль сыграет приятная внешность референта.

Часто данный сотрудник является промежуточным лицом между начальством и коллективом, поэтому специалисту необходимо обладать личностной уравновешенностью и умением сглаживать конфликты.

Учитывая, что референт – помощник начальника, немаловажную роль сыграют такие черты, как ответственность, пунктуальность, исполнительность.

Нередко приходится работать с большими объемами документации, частыми звонками. Это может привести к эмоциональному выгоранию и нервному срыву сотрудника. Чтобы работать в таком режиме нужна хорошая психологическая закалка.

Четко определить высоко оцениваемые личностные качества референта достаточно сложно. Все зависит от самой компании и специализации управляющего. Допустим, если компания ориентирована на туристическую деятельность, для референта будет не лишним знание хотя бы одного иностранного языка.

Кому подойдет профессия? Какие перспективы карьерного роста?

Главным образом специальность подойдет тем людям, которые собираются продолжать работать в офисной среде. Это отличная начальная площадка, чтобы практически закрепить коммуникативные, компьютерные навыки.

В зависимости от специализации компании можно закрепить знания иностранных языков. Множество успешных менеджеров начинали именно с этой специализации.

Достоинства и недостатки специальности

Среди главных плюсов – возможность завести новые связи и за время работы понять, кому можно доверять. Это может быть хорошим толчком для карьерного роста. Другая перспектива заключается в шансе обрести практические навыки ведения бизнеса за время работы с руководителем. Нередки случаи, когда после ухода с должности управляющий ставит на свое место референта.

Дополнительные плюс – достаточно высокий оклад. В Москве и Санкт-Петербурге он колеблется в пределах 30 – 60 тысяч рублей. В других областях минимальная заработная плата составляет 25 000 руб.

Среди минусов – высокий риск перезагруженности. Работа эта зачастую ненормированная: приходится оставаться допоздна и выходить в выходной день. Кроме того, неожиданно могут назначить командировку. Такой режим вряд ли подойдет для человека с семьей. Потребуется значительная психологическая выдержка и высокой степени самообладание.

Источник: https://askonline.ru/referent-eto-kto/

Референт — где учиться, зарплата, преимущества профессии

Многие думают, что в профессии референт нет ничего сложного – знай себе готовь для начальника чай/кофе, отвечай на телефонные звонки и приветливо улыбайся посетителям. Однако обязанности референта намного шире, глубже и ответственнее. А вот в чем заключаются эти обязанности, и какими личностными качествами должен обладать референт, вы узнаете из данной статьи.

Ни один руководитель не сможет качественно организовать слаженную работу всего предприятия без помощи одного сотрудника, который является его «правой рукой». Речь идет о референте – специалисте, работа которого позволяет руководителю не отвлекаться на решение мелких проблем и сфокусировать свое внимание на решении глобальных задач.

По сути, референт выполняет функции секретаря (именно поэтому чаще всего эта профессия называется секретарь-референт).

Должность референта может стать отличным стартом для карьеры, поскольку она дает возможность узнать множество нюансов, касающихся развития бизнеса, которые можно освоить только на практике.

И, что не менее важно, в процессе своей работы референт неизбежно заводит много полезных знакомств, которые в дальнейшем могут оказать существенную помощь в организации собственного бизнеса или продвижении по карьерной лестнице.

https://www.youtube.com/watch?v=KDa0hRvYZ9c\u0026list=PLUcnxL7K9TwJv3-riWya4EC0uB1Z2UpuX

Однако у этой профессии существует и обратная сторона – на референта ложится большая нагрузка. Нужно держать в голове огромное количество информации, решать различные рабочие вопросы и текущие проблемы, на которые не имеет смысла отвлекать руководителя, следить за атмосферой в коллективе и так далее. И справиться с такой нагрузкой сможет далеко не каждый.

Кто такой референт

Референт – это должностное лицо, отвечающий за создание благоприятных условий для максимально эффективной работы руководителя.

Референт берет на себя решение текущих задач, готовит для ознакомления руководителя краткий обзор материалов вроде статей, научных публикаций и корреспонденции, готовит доклады, работает с базами данных, занимается делопроизводством и координирует связь между смежными отделами.

Основную суть профессиональных обязанностей референта передает само название профессии. Оно происходит от латинского referens, что переводится как сообщающий. Можно сказать, что данная должность существовала всегда: у всех руководящих лиц, будь то главы государств или руководители высшего/среднего звена, был помощник, выполнявший разного рода поручения.

В перечень обязанностей современного помощника руководителя, как правило, входят следующие задачи:

• формирование расписания рабочего дня руководителя;
• работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
• организация/контроль запланированных встреч;
• организация переговоров в телефонном режиме;
• прием и учет звонков;
• создание комфортных условий для приема посетителей;
• организация переговоров с партнерами;
• проведение предварительных переговоров;
• подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
• составление докладов;
• работа с базами данных;
• работа с офисной техникой;
• подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
• сбор документов на подпись;
• обеспечение связи с другими отделами компании;
• формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
• контроль за состоянием офисной техники;
• резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
• обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.

Другими словами, в обязанности референта входит все, что дает возможность создать для руководителя условия, позволяющие ему заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные моменты.

Какими личностными качествами должен обладать референт

Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.

От профессионализма референта во многом зависит работа руководителя, поэтому помощник начальника должен быть пунктуальным, дисциплинированным и порядочным человеком.

Большим плюсом будет сообразительность и способность к нестандартному мышлению – хороший референт всегда найдет выход из непредвиденной ситуации и сможет найти наиболее оптимальное решение в экстремальных условиях.

Одним из главных требований к референту является наличие высокого уровня ответственности. Ведь от того, насколько качественно выполняет свои обязанности помощник начальника, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании в целом. Отметим, что работать под гнетом такой ответственности порой очень непросто.

Нельзя не упомянуть о самоотверженности референта, который в рабочее время – а иногда и внерабочее – должен отодвигать на задний план все личные интересы и полностью посвящать себя рабочим вопросам. Например, если референт хочет кушать, а в это время идут переговоры, то обед ему придется перенести на время, когда руководитель не будет нуждаться в его помощи.

https://www.youtube.com/watch?v=Qd8qA1tJFTk\u0026list=PLUcnxL7K9TwJv3-riWya4EC0uB1Z2UpuX

Кроме того, невозможно себе представить правую руку руководителя без таких личностных качеств, как:

• опрятность;
• высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
• стрессоустойчивость;
• организаторские способности;
• аккуратность;
• хорошая память;
• самообладание;
• исполнительность.

Преимущества профессии референт

Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда.

Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).

Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.

Недостатки профессии референт

Так как работа референта неразрывно связана с высоким уровнем ответственности, ему приходится постоянно находиться в условиях сильнейшего психо-эмоционального давления, что может сильно изматывать нервную систему. Дополнительным стрессовым фактором является то, что чаще всего все задачи нужно выполнять в максимально сжатые сроки.

Рабочий день секретаря-референта достаточно часто бывает ненормированным – как правило, личный помощник находится в офисе то тех пор, пока руководитель не уедет домой. При этом ему иногда приходится выходить на работу в выходные/праздничные дни, и достаточно часто отправляться в командировки (как самостоятельно, так и в качестве сопровождающего лица).

В течение дня референту необходимо обрабатывать огромное количество информации, свободно оперировать ею и держать в уме много данных, что очень изматывает как физически, так и эмоционально.

Где можно получить профессию референт

Получить образование, позволяющее работать референтом, достаточно просто. Сегодня практически в каждом городе можно найти обучающие курсы, после которых выдается соответствующее свидетельство. Качество подготовки на таких курсах вполне приемлемое, так что трудоустроиться можно будет сразу по окончанию курсов.

Тем не менее, солидные компании, предлагающие не только высокий уровень оплаты, но и перспективы карьерного роста, предпочитают брать в штат претендентов с высшим образованием. К сожалению, направления подготовки, позволяющей получить профессию референт, в российских ВУЗах нет.

Однако, поскольку работа помощника руководителя, как правило, связана с подготовкой договоров и ведением документации, можно выбрать один из экономических или юридических ВУЗов.

Отличным стартом для успешного карьерного роста может стать обучение в таких ВУЗах, как:

Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей в сфере образования.

Материал полезен?

Источник: https://fulledu.ru/articles/1449_referent.html

Должностная инструкция секретаря-референта

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4.

На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5.

На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6.

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2.

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4.

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/sekretariat-kancelyariya/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-referenta.html

Профессия секретарь-референт. Референт — это..

Многие девушки мечтают начать карьеру с должности секретаря-референта. Это вполне нормальное и обоснованное стремление.

Только вот о том, что для этого нужно (кроме привлекательной внешности), задумываются далеко не все. А стоило бы. Ведь референт – это не только «красивое лицо» рядом с руководителем.

Это, скорее, «справочник» по всем вопросам: всезнайка и умница, находящая выход из любой ситуации. Разберемся подробнее.

Что нужно уметь обязательно

В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) должностных обязанностей. В их число входят умения и навыки.

Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое.

То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях.

Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт – это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.

Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности.

Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами.

Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Работа эта не из простых! Но это было из области неформальных обязанностей.

Основные функции

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее.

Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы).

В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт — профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов.

Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна.

Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален.

Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.

Конфиденциальная информация

Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только профессиональные секреты и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить конфиденциальную информацию. Это один из основных его профессиональных навыков.

Какое необходимо образование

Руководитель старается подобрать себе референта, исходя из направления деятельности. То есть претендент должен иметь диплом, соответствующий работе фирмы. Кроме того, часто на эту должность подбирают людей с юридическим образованием. Это удобно, если приходится часто заключать сделки, готовить иные документы.

Среди самых простых требований: свободное владение всеми компьютерными программами (офисными), умение печатать (быстро и грамотно). Так как референт – это, по сути, советчик, то нужно обладать навыками поиска информации как в Сети, так и офлайн.

Сообразительного человека с быстрой реакцией берут на такую должность чаще, чем обладателя «правильного» диплома, не умеющего быстро овладевать ситуацией.

Место работы

Такая должность, как секретарь-референт, есть сейчас практически в любом офисе. Зачастую ее только так называют, а функции человек выполняет различные. Все зависит от размера фирмы, задач, количества работников. В некоторых предприятиях секретарь выполняет еще и функции бухгалтера, в других – юриста и так далее.

Это отличный старт для человека, стремящегося к карьерному росту. За небольшой промежуток времени можно освоить множество навыков, овладеть различными профессиями, главное — разобраться в работе фирмы, «пощупать» все своими руками. Но и «крутиться» придется очень быстро. Так как множество информации придется перерабатывать в скоростном режиме.

Зато если все получится, то полученных знаний хватит для того, чтобы начать самостоятельное восхождение к тем рубежам, которые вы сами для себя определите. Но это совсем не обязательно. Так как профессия референта, если серьезно к ней относиться, интересна сама по себе.

Она позволяет не упираться в узкое направление, постоянно овладевать все новыми объемами знаний, совершенствоваться.

Как пройти собеседование

Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания».

Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков.

Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно.

Источник: https://FB.ru/article/134354/professiya-sekretar-referent-referent---eto

Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

• повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
• отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
• необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
• умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
• наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения.

Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно.

Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе.

Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность.

В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

• ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
• референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
• ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
• технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
• переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
• офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом.

На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции Образец инструкции (стр. 2) Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Источник: http://PROFchoice.ru/atlas-professij/sekretar