Отчет о произведенных представительских расходах
Астрал Налог – Представительские расходы: критерии ФНС
Можно ли отнести расходы на встречу с партнерами в баре к представительским? Расскажем, как оформить документы, чтобы налоговая учла расходы при расчете налога на прибыль.
Налоги и представительские расходы
Понятие представительских расходов применяется в налогообложении при расчете налога на прибыль. Согласно статье 264 НК, ФНС принимает представительские расходы для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда за налоговый период.
Бухгалтеру следует ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в норматив, так как доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года.
В бухгалтерском учете такие расходы учитывают как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.
Перечень представительских расходов
В п.2 статьи 264 НК дано определение представительских расходов и приведен перечень расходов, которые налогоплательщик может оформить как представительские. К ним относятся расходы на официальные, деловые мероприятия, независимо от места проведения.
К деловым мероприятиям относят приемы и обслуживание представителей других организаций во время переговоров, которые проводят для установления или поддержания сотрудничества, а также приемы и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика.
В перечень представительских расходов включают:
- проведение официального приема (завтрака, обеда и т.п.) для указанных лиц и для сотрудников организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- доставку участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- услуги переводчиков, не состоящих в штате компании, которая организует представительскую встречу.
Расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение кодекс не относит к представительским.
Однако в НК нет четких критериев официального приема. Деловой характер встречи обосновывают приказом руководителя компании, планом встречи, другими документами.
Критерии представительских расходов
Официальный прием и обслуживание
Официальной признают встречу, которую руководитель компании заранее запланировал. Руководителю нужно издать приказ о выделении денег на ее проведение, а после встречи представить отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах. Случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер.
Место и время проведения переговоров
НК не предписывает конкретных мест проведения представительских мероприятий. Затраты на аренду помещений, в том числе в ресторане, баре или кафе, признают представительскими расходами. Но для этого компании нужно документально подтвердить отсутствие помещений, пригодных для приема делегаций, ведения переговоров и заключения сделок.
Время проведения приема и переговоров НК также не ограничивает. Представительский ужин во внерабочее время соответствует понятию официального приема.
Результаты переговоров
[attention type=green]Положительный результат переговоров не входит в критерии официальной встречи. Если целью встречи определено установление хороших отношений с партнерами или переговоры не принесли положительных результатов, расходы на них всё равно учитываются при расчете налога на прибыль. Что обсуждалось на встрече и каков ее результат, нужно указать в отчете или протоколе по итогу встречи.
[/attention]
Транспорт
К представительским расходам НК относит затраты на доставку официальных участников переговоров к месту представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.
Однако учитывается только стоимость проезда от принимающей организации или гостиницы. Доставка участников из другой страны или региона в пункт проведения мероприятия и обратно не входит в перечень представительских расходов.
Проживание
Официальный прием — это завтрак, обед или аналогичное мероприятие. Оплата проживания гостей не входит в рамки представительского мероприятия и не учитывается при налогообложении прибыли.
Представительские расходы компании нужно подтверждать документами, чтобы учесть их для целей налогообложения прибыли. Официальным подтверждением представительских расходов является приказ на проведение расходов, смета и отчет о расходах.
- Приказ на проведение расходов
Если руководитель издает приказ о проведении каждого представительского мероприятия отдельно, в документ включают следующие данные:
- формат мероприятия (переговоры, деловая встреча);
- цель мероприятия;
- срок проведения встречи;
- участники встречи;
- предельная сумма расходов на мероприятие;
- ответственный за его проведение и расходование выделенной суммы денег.
В компаниях, которые регулярно проводят представительские мероприятия, руководитель обычно утверждает положение о представительских расходах. В нем содержится порядок проведения мероприятий, использования денежных средств на представительские цели, порядок документального подтверждения и контроля за расходованием средств, а также сотрудники, ответственные за представительские функции.
2. Смета на представительские расходы
Смета представительских расходов устанавливает годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы для конкретных переговоров. Смету составляют если размеры допустимых трат не определяет приказ или положение о представительских расходах.
3. Отчет о представительских расходах
Отчет по результатам переговоров содержит цель переговоров, достигнутые результаты, список присутствовавших участников, а также сумму представительских расходов.
Отчет включает регламент с расписанием мероприятий, в том числе обедов и ужинов. В документе описываются мероприятия и вопросы, которые обсуждали на них представители компании с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
В бухгалтерии компании должны быть первичные документы по расходам, которые указаны в отчете. Сохраняйте кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров и услуг на представительские цели.
При заключении договора, например, с кафе или рестораном, подтверждением представительских расходов послужит договор со сторонней организацией, акт оказания услуг, счет-заказ, счет-фактура. Отдельно договорами и актами подтверждают также расходы на переводчиков, не состоящих в штате организации.
Итак, чтобы учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, внимательно отнеситесь к документам, подтверждающим расходы, а также к документам о проведенных мероприятиях. Заранее издайте приказ о проведении переговоров. Если есть подходящие помещения, проводите представительские встречи в организации. Составляйте отчет по итогу переговоров, каким бы ни был результат.
Также по теме: Представительские НДФЛ и НДС
Источник: https://u.astral.ru/%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D1%8B-%D0%BA%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B8/
Отчет о представительских расходах — Эксперты
Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы провести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит – потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.
Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:
– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;
– транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.
По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.
Представительские расходы в налоговом учете – это нормируемые затраты (п.2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем четырех процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.
Какие бумаги оформить…
Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах.
Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115).
По мнению чиновников, такими документами могут быть:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
– смета представительских расходов;
– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;
– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);
– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).
Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дату и место проведения;
– программу мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участников принимающей стороны;
– величину расходов на представительские цели.
Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.
И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.
НАША СПРАВКА
По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными.
Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки.
Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.
…и как это сделать
Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три этапа. Это оформление:
– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;
– документов, связанных с конкретным мероприятием;
– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Этап первый: смета и приказ
Главный документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:
– перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;
– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.
Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.
Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Вот примерный образец такого приказа:
ООО «Энергостроймонтаж»
Приказ № 3
О представительских расходах ООО «Энергостроймонтаж» на 2008 год
1 января 2008 г. г. Москва
Приказываю:
1. Установить на 2008 год следующие нормы представительских расходов:
| Вид представительских расходов | Расходы на одного человека в день, руб. |
| Проведение официального приема (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие) | до 1500 |
| Транспортное обслуживание | до 800 |
| Буфетное обслуживание во время переговоров (включая напитки) | до 600 |
| Оплата услуг переводчиков (при приеме иностранных делегаций):– для руководителя делегации;– для членов делегации (из расчета 1 переводчик на 5 человек) | до 500до 400 |
2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.
3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить предоставление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.
Директор ООО «Энергостроймонтаж» Инокентьева Т.Г. Инокентьева
Этап второй, организационно – подготовительный
На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:
– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);
– о направлении приглашений на встречу.
Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.
Вот образец такого приказа:
ООО «Энергостроймонтаж»
Приказ № 43
Об организации встречи с представителями компании «Кабельные сети»
12 июня 2008 г. г. Москва
В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:
1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» переговоры с представителями ООО «Кабельные сети» по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 № 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».
2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.
3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие, с учетом участия в переговорах по три представителя с каждой стороны.
4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании «Кабельные сети» о месте и времени встречи.
Директор ООО «Энергостроймонтаж» Инокентьева Т.Г. Инокентьева
Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.
Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия.
https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4
Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские траты.
После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости – оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.
Этап третий: отчет
Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами.
Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут являться документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т. п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.
Продукция собственного производства или покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортная накладная, требование-накладная и т. п.). Если компания сама изготовила товары, направленные на представительские цели (например, какие-либо блюда приготовлены собственными силами – буфетом, столовой), расходы должны подтверждаться соответствующей калькуляцией.
Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета «входного» НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг.
Обратите внимание и на такой важный нюанс. Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для проведения официального приема. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.
Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. письмо от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136).
Дело в том, что пункт 2 статьи 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки.
Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат.
НАША СПРАВКА
Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.
Образец отчета о проведенном мероприятии:
ООО «Энергостроймонтаж»
«Утверждаю»
директор ООО «Энергостроймонтаж»
Т.Г. Инокентьева
23 июня 2008 г.
Отчет
о проведенных деловых переговорах
1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» состоялись переговоры с представителями ООО «Кабельные сети».
2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».
3. В переговорах приняли участие:
Со стороны ООО «Энергостроймонтаж»:
Т.Г. Иннокентьева,
О.В. Григоренко,
Е.Н. Воскресенский.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Со стороны ООО «Кабельные сети»:
А.В. Алексеев,
О.О. Мирошниченко,
Г.П. Петросян.
4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.
19 июня 2008 года
9.00–12.00 Переговоры.
Источник: http://www.buhkadr.ru/articles/875-predstavitelskie-rashody
Источник: https://expertbl.ru/otchet-o-predstavitelskix-rasxodax.html
Представительские расходы
Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.
Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.
Что это такое?
Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.
264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.
Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.
Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.
Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.
Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
- расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.
В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.
Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации
Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.
На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.
Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.
В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.
Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.
Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.
Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).
ПРИМЕР 1
Приказ об организации работы с официальными делегациями
Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»
ПРИКАЗ
Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/
Представительские расходы: критерии ФНС
Можно ли отнести расходы на встречу с партнерами в баре к представительским? Расскажем, как оформить документы, чтобы налоговая учла расходы при расчете налога на прибыль.
Налоги и представительские расходы
Понятие представительских расходов применяется в налогообложении при расчете налога на прибыль. Согласно статье 264 НК, ФНС принимает представительские расходы для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда за налоговый период.
Бухгалтеру следует ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в норматив, так как доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года.
В бухгалтерском учете такие расходы учитывают как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.
Перечень представительских расходов
В п.2 статьи 264 НК дано определение представительских расходов и приведен перечень расходов, которые налогоплательщик может оформить как представительские. К ним относятся расходы на официальные, деловые мероприятия, независимо от места проведения.
К деловым мероприятиям относят приемы и обслуживание представителей других организаций во время переговоров, которые проводят для установления или поддержания сотрудничества, а также приемы и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика.
В перечень представительских расходов включают:
- проведение официального приема (завтрака, обеда и т.п.) для указанных лиц и для сотрудников организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- доставку участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- услуги переводчиков, не состоящих в штате компании, которая организует представительскую встречу.
Расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение кодекс не относит к представительским.
Однако в НК нет четких критериев официального приема. Деловой характер встречи обосновывают приказом руководителя компании, планом встречи, другими документами.
Критерии представительских расходов
Официальный прием и обслуживание
Официальной признают встречу, которую руководитель компании заранее запланировал. Руководителю нужно издать приказ о выделении денег на ее проведение, а после встречи представить отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах. Случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер.
Место и время проведения переговоров
НК не предписывает конкретных мест проведения представительских мероприятий. Затраты на аренду помещений, в том числе в ресторане, баре или кафе, признают представительскими расходами. Но для этого компании нужно документально подтвердить отсутствие помещений, пригодных для приема делегаций, ведения переговоров и заключения сделок.
Время проведения приема и переговоров НК также не ограничивает. Представительский ужин во внерабочее время соответствует понятию официального приема.
Результаты переговоров
[attention type=green]Положительный результат переговоров не входит в критерии официальной встречи. Если целью встречи определено установление хороших отношений с партнерами или переговоры не принесли положительных результатов, расходы на них всё равно учитываются при расчете налога на прибыль. Что обсуждалось на встрече и каков ее результат, нужно указать в отчете или протоколе по итогу встречи.
[/attention]
Транспорт
К представительским расходам НК относит затраты на доставку официальных участников переговоров к месту представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.
Однако учитывается только стоимость проезда от принимающей организации или гостиницы. Доставка участников из другой страны или региона в пункт проведения мероприятия и обратно не входит в перечень представительских расходов.
Проживание
Официальный прием — это завтрак, обед или аналогичное мероприятие. Оплата проживания гостей не входит в рамки представительского мероприятия и не учитывается при налогообложении прибыли.
Оформление представительских расходов
Представительские расходы компании нужно подтверждать документами, чтобы учесть их для целей налогообложения прибыли. Официальным подтверждением представительских расходов является приказ на проведение расходов, смета и отчет о расходах.
- Приказ на проведение расходов
Если руководитель издает приказ о проведении каждого представительского мероприятия отдельно, в документ включают следующие данные:
- формат мероприятия (переговоры, деловая встреча);
- цель мероприятия;
- срок проведения встречи;
- участники встречи;
- предельная сумма расходов на мероприятие;
- ответственный за его проведение и расходование выделенной суммы денег.
В компаниях, которые регулярно проводят представительские мероприятия, руководитель обычно утверждает положение о представительских расходах. В нем содержится порядок проведения мероприятий, использования денежных средств на представительские цели, порядок документального подтверждения и контроля за расходованием средств, а также сотрудники, ответственные за представительские функции.
2. Смета на представительские расходы
Смета представительских расходов устанавливает годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы для конкретных переговоров. Смету составляют если размеры допустимых трат не определяет приказ или положение о представительских расходах.
3. Отчет о представительских расходах
Отчет по результатам переговоров содержит цель переговоров, достигнутые результаты, список присутствовавших участников, а также сумму представительских расходов.
Отчет включает регламент с расписанием мероприятий, в том числе обедов и ужинов. В документе описываются мероприятия и вопросы, которые обсуждали на них представители компании с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
В бухгалтерии компании должны быть первичные документы по расходам, которые указаны в отчете. Сохраняйте кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров и услуг на представительские цели.
При заключении договора, например, с кафе или рестораном, подтверждением представительских расходов послужит договор со сторонней организацией, акт оказания услуг, счет-заказ, счет-фактура. Отдельно договорами и актами подтверждают также расходы на переводчиков, не состоящих в штате организации.
Итак, чтобы учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, внимательно отнеситесь к документам, подтверждающим расходы, а также к документам о проведенных мероприятиях. Заранее издайте приказ о проведении переговоров. Если есть подходящие помещения, проводите представительские встречи в организации. Составляйте отчет по итогу переговоров, каким бы ни был результат.
Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bed4de17e4b6300aab8792d/5ca72bd5225e3e00b2849da3