Ассистент директора обязанности

Содержание

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

Ассистент директора обязанности

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Основное назначение:

  • помощь руководителю в его повседневной деятельности;
  • максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
  • в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
  • отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
  • позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
  • позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
  • позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

  • действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

  • внутренние документы:
  • устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

  • общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
  • требования и его умения;
  • служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
  • полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
  • ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
  • связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

  • помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
  • назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
  • в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
  • на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
  • помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

  • фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
  • личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

  • выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
  • знать правила корпоративного этикета и делового общения;
  • знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
  • грамотно вести деловые переговоры;
  • уметь оформлять важные документы;
  • информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
  • работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
  • желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
  • уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

  • выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
  • планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
  • сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
  • вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
  • обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
  • подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
  • вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
  • координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
  • доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
  • вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
  • готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
  • обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
  • осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
  • получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
  • готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
  • организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
  • получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
  • общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

  • регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
  • получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
  • изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
  • знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
  • — составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
  • запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
  • знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
  • участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
  • подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
  • направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
  • организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
  • нарушение сроков выполнения требуемой работы;
  • нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
  • действия не в пределах своей компетенции;
  • не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
  • нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
  • предоставление недостоверной информации сотрудникам;
  • недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
  • разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

  • не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
  • правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
  • причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Источник: https://www.finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-pomoshnika-rukovoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-310

Что должен уметь личный помощник руководителя

Ассистент директора обязанности

Личный помощник — это профессия с достаточно широкими обязанностями. Многих интересует вопрос: такой работник — это действительно необходимость для каждого занятого человека или все-таки это работник, без которого можно также продуктивно справляться с задачами? Давайте разберемся, поняв, что именно входит в обязанности такого помощника и чего от него обычно ожидают.

Функции личного помощника

Обязанности могут быть достаточно разнообразными: они могут состоять из дел, связанных с домом, а могут и заключаться в помощи руководителя по работе.

В обязанности, как правило, входит полный спектр организационной и информационной поддержки работодателя.

  • планирование встреч
  • покупка билетов
  • бронирование гостиниц
  • поиск мест или людей
  • переписка и звонки по просьбе руководителя и т.д.
  • поиск систематизация всей необходимой информации и оперативный отчет.

Личный помощник должен служить в качестве ежедневника и календаря для руководителя, напоминая о всех предстоящий событиях либо каких-либо изменениях. Также такой специалист выполняет и различные личные поручения работодателя. Такой работник может управлять бытовыми моментами и даже управлять домашним персоналом руководителя.

Помощник обычно сопровождает руководителя на мероприятиях и встречах, при этом он должен быть доступен для связи в режиме 24\7. Поэтому такой человек должен быть готов к ненормированному рабочему дню, работе в интенсивному режиме, и кроме того, к частым командировкам.

Личный помощник: требования к кандидату

К такому работнику обычно достаточно высокие требования. Это и опыт, и знания, и определенные личные качества.

В частности, на этой позиции обычно хотят видеть человека с высшим образованием, с опытом работы от 2-х лет, с активной жизненной позицией, хорошими коммуникационными и организационными навыками, а также с высоким уровнем стрессоустойчивости. Еще от такого специалиста ожидают высокого уровня собранности и умения сглаживать конфликты.

Кроме того, кандидат должен иметь грамотную устную и письменную речь, знание английского на высоком уровне, знание делового этикета, а также знание компьютерных программ и умение делать эффективные презентации. Также от от такого работника зачастую ожидают ухоженный внешний вид.  

Средняя зарплата такого специалиста — 800 евро, но это приблизительная цифра, которая зависит и от опыта, и от знаний, и от количества и сложности заданий, который будет выполнять человек на этой позиции.

Вообще сегодня формат профессии немного изменился благодаря технологиям,поэтому такие работники могут работать и удаленно, только иногда приезжая к нанимателю. Есть также и помощники-фрилансеры, которые одновременно работают на нескольких работодателей.

О некоторых подводных камнях профессии личного помощника

Личный ассистент — это человек, который, фактически, живет для чужого человека, удовлетворяя его потребности. Как утверждает личный помощник одного богатого лондонца, его работа — это постоянно заботиться о жизни работодателя, помогая ему, а не себе. Поэтому эго в такой профессии может стать помехой.

Вообще в таких отношениях помощник-работодатель главное — это доверие, поскольку такой работник владеет множеством конфиденциальной информации, в частности о личной  жизни и рабочих аспектах работодателя. Именно поэтому он не может говорить о своей работе со знакомыми и даже с семьей.

Еще один момент, о котором важно знать: от личного помощника часто ожидают, что у него не будет маленьких детей и других факторов, которые могут требовать большого количества времени от сотрудника.  

Лучший пример резюме личного помощника

Опыт работы

Личный помощник семьи руководителя

Март 2011 — Август 2013

Обязанности:

  • Организация поездок семьи и руководителя: заказ билетов, бронирование отелей, поиск экскурсий;
  • Покупка билетов на различные мероприятия: кино, театр, концерты и т.д.;
  • Подбор репетиторов для детей работодателя;
  • Подбор домашнего персонала и проведение первичного собеседования;
  • Оплата счетов;
  • Сбор документов;
  • Закупка продуктов и средств для дома, а также покупка одежды и различных предметов в онлайн-магазинах;
  • Поиск специалистов для проведения ремонтных работ в доме, для ремонта систем кондиционирования и т.д.;
  • Развозка детей работодателя в садик/школу;
  • Запись на прием к врачам.

О себе:

  • Грамотная речь, знание английского языка на уровне upper-intermediate;
  • Водительское удостоверение категории B,B1 и опыт вождения более 7 лет;
  • Умение работать в режиме многозадачности, исполнительность, дисциплинированность.

Таким образом, личный помощник действительно может стать незаменимым человеком в жизни работодателя, выполняя множество функций.

Руководители, у которых были подобные работники, уже не представляют свою жизнь без такого сотрудника.

Предложений по данной профессии достаточно много, но нужно максимально детально описать свой опыт и навыки в резюме, чтобы получить подходящее именно для Вас место.  

Команда PromoChoice

Зарегистрируйтесь бесплатно и ищите работу прямо сейчас — https://promo-choice.com/account/registration

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b7a6c8af1ab7d00a9b783c8/5b8ce3e4e3cd4f00aad6619f

Помощник руководителя

Ассистент директора обязанности

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.

В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

  • близость к начальству;
  • постоянный доступ к актуальной информации;
  • возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
  • возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
  • работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

  • частые командировки;
  • ненормированный рабочий график;
  • нахождение в стрессовой ситуации;
  • эмоциональные срывы начальства;
  • необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:

  • коммуникабельность;
  • уверенность в себе;
  • способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
  • правильно поставленная речь;
  • определенная жесткость;
  • твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан:

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям.

Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения.

При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

  • предоставления рабочего места;
  • оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
  • предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

  • опыт и стаж работы;
  • наименование предыдущих мест работы в данной должности;
  • степень владения компьютером и необходимыми программами;
  • уровень владения иностранными языками;
  • опыт работы с документами;
  • наличие высшего образования;
  • наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10165

Должностная инструкция помощника руководителя

Ассистент директора обязанности

1. На должность помощникаруководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат и дополнительноепрофессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менеетрех лет по профилю деятельности организации.

3. Назначение на должность помощникаруководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнююполитику организации

4.2. Принципыпредставительства в государственных органах, органах местного самоуправления,сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципыи методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуруорганизации, руководство структурных подразделений, направления деятельностиорганизации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

4.6. Правилаформирования и использования баз данных

4.7. Современныенаучные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке,сохранению и передаче информации

4.8. Правилазащиты конфиденциальной служебной информации

4.10.Современные информационные технологии

4.11.Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственныестандарты в сфере деятельности организации

4.12.Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13.Формы предоставления управленческой информации

4.14.Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15.Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16.Особенности реферирования информации, специфику оформления и составленияаннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17.Основы написания речей и докладов руководителя

4.18.Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19.Методы обработки информации с применением современных технических средствкоммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20.Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации ицелевого назначения информационных изданий

4.21.Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22.Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системыинформационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базыданных

4.23.Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного,аналитического) как средства ориентации читателя в документальном илиинформационном потоке

4.24.Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25.Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.26.Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.27.Этикет и основы международного прокола

4.28.Правила составления и оформления документов

4.29.Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.30.Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.31.Системы электронного документооборота, базы данных

4.32.Требования охраны труда

4.33. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняетсянепосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощникаруководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенноев установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несетответственность за надлежащее их исполнение.

7.________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационноговзаимодействия руководителя с организациями:

— Отбористочников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработкаи интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовказапросов по поручению руководителя на получение документов и информации ворганах государственной власти и управления, общественных организациях иполучение соответствующей информации и документов

— Информированиеруководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организациярешения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовкаматериалов для участия руководителя в работе различных структур в составегосударственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовкадокументов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информированиеделовых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходевыполнения соглашений

2. Анализинформации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор,переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовкаинформационно-аналитических материалов

— Разработкатематического плана обзорного документа, доклада

— Определениекруга библиографических источников

— Подбористочников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написаниеи оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организацияделовых контактов и протокольных мероприятий:

— Организацияи планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организациязаседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовкаматериалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовкапрезентаций по указанию руководителя

— Подготовкаи проведение пресс-конференция руководителя

— Встречаучастников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведениезаписей переговоров

4. Организацияисполнения решений руководителя:

— Документальноеоформление решений руководителя, доведение до сведения работников организацииустных распоряжений руководителя

— Координациядеятельности по исполнению решений руководителя

— Контрольисполнения решений руководителя

— Подготовкаотчетов о выполнении поручений и решений руководителя

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получатьнеобходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросамсвоей деятельности.

2. Повышать квалификацию,проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие вобсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения изамечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководстваорганизации оказания содействия, в том числе обеспеченияорганизационно-технических условий и оформления установленных документов,необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельныерешения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностнымиобязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несетответственность:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовымзаконодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения,совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,определенных действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

3. За причинение материальногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

4.____________________________________________________________________

Настоящаядолжностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями)Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (сизменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному идокументационному обеспечению управления организацией»утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РоссийскойФедерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующихтрудовые отношения.

ссылкой:

Источник: https://xn--b1agjaakuyfdln4b.xn--p1ai/dolzhnostnaja-instrukcija-pomoshhnika-rukovoditelja/

Кто такой помощник руководителя? Профстандарт и должностная инструкция специалиста

Ассистент директора обязанности

Как известно, для каждой должности, включая помощника руководителя организации, должна быть разработана соответствующая должностная инструкция. Она представляет собой документ, содержащий основные полномочия и обязанности, закреплённые за таким работником.

Настоящая статья поможет разобраться в правилах и порядке разработки должностной инструкции помощника директора организации.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Показать содержание

Профстандарт

Основные требования, предъявляемые к квалификации тех или иных работников, закрепляются на законодательном уровне в рамках соответствующих профессиональных стандартов.

Справка. Стоит отметить, что среди действующих профстандартов нет документа, предусмотренного именно для «помощника руководителя».

Вместо этого названия в нормативных документах используется следующее обозначение такой должности – «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Так, профстандарт помощника руководителя утвержден Приказом МТиСЗ РФ от 06.05.2015 года № 276н. Данный документ включает в себя следующие основные разделы:

  1. Общие сведения – отражается назначение помощника директора, группа занятий, к которой относится такая должность, а также вид экономической деятельности.
  2. Трудовые функции – в данном разделе перечислены основные обязанности, закреплённые за помощником. Они затрагивают следующие области:
    • организационное и документационное обеспечение деятельности компании и самого руководителя;
    • информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка директора компании.
  3. Подробные характеристики трудовых функций помощника – описываются требования к образованию, навыкам и умениям, особые условия допуска к работе и т.д.
  4. Сведения об организациях, разработавших данный профессиональный стандарт.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Сразу необходимо обозначить, что в действующем трудовом законодательстве не даны какие-либо пояснения касательно того, кто именно должен заниматься составлением должностных инструкций.

Отсюда можно сделать вывод, что руководитель предприятия вправе самостоятельно решить вопрос о том, кто будет выполнять эти функции. Причем поручить эту обязанность он может абсолютно любому сотруднику.

Вместе с тем, в большинстве случаев созданием должностных инструкций, в том числе и для помощника руководителя, занимаются следующие категории работников:

  • специалисты отдела кадров;
  • юристы, работающие на предприятии;
  • начальники подразделений.

Внимание! Готовые проекты должностных инструкций в обязательном порядке утверждаются приказом высшего руководства организации.

При этом, если речь идет о должности помощника директора, то в данном случае последний может внести дополнительные корректировки с учетом своих пожеланий.

Правила оформления инструкции

В целом должностная инструкция помощника руководителя имеет одинаковую структуру независимо от вида и организационно-правовой формы компании, в которой она разрабатывается. Ниже рассмотрим основные разделы данного документа.

В данном разделе может быть отражена следующая информация:

  • порядок назначения и освобождения от должности секретаря;
  • схема подчиненности;
  • характеристики, которыми должен обладать претендент на такое место (например, наличие высшего образования и опыт работы на аналогичной должности);
  • список нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в ходе выполнения своих трудовых обязанностей.

Как правило, информационное обеспечение помощника директора делится на 4 уровня: законодательство РФ, устав предприятия и внутренние правила, приказы и распоряжения руководства, а также сама должностная инструкция.

Кроме того, в разделе «Общие положения» также отдельным списком указываются знания и навыки, которыми должен обладать секретарь (например, умение работать с оргтехникой, знание компьютера и офисных программ, владение иностранными языками и т.д.).

Обязанности

Тут перечисляются все основные трудовые функции, которые должен выполнять помощник руководителя. В качестве примера можно обозначить несколько их разновидностей:

  • планирование рабочего дня руководителя, разработку графика встреч, переговоров, звонков, поездок;
  • сопровождение директора на различных официальных приемах и встречах;
  • разрешение организационных моментов;
  • доведение до сведения сотрудников организации распоряжений, отданных руководителем;
  • ведение документации, контроль за входящей и исходящей корреспонденцией, составление ответных писем;
  • подготовка различных отчетов и т.д.

Права

Наряду со списком обязанностей, помощник руководителя также обладает определенными правами, которые также должны быть закреплены в должностной инструкции. К основным из них можно отнести:

  • получение информации, необходимой для выполнения функциональных обязанностей;
  • представление руководителю организации предложений по усовершенствованию различных процессов;
  • направление запросов в другие структурные подразделения компании о предоставлении той или иной информации;
  • принятие самостоятельных решений в пределах вверенных полномочий;
  • получение доступа к конфиденциальной информации (при наличии такой необходимости).

Ответственность

Следует иметь в виду, что помощник руководителя также несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Об этом также должно быть написано в должностной инструкции.

Так, секретарь руководителя организации несет ответственность за следующие действия:

  • дезинформацию других работников предприятия;
  • уклонение от выполнения своих функциональных обязанностей;
  • причинение материального вреда;
  • просрочку выполнения поручений, полученных от руководителя;
  • разглашение конфиденциальной информации, касающейся деятельности компании;
  • недопустимое обращение с сотрудниками, деловыми партнерами и клиентами.

В завершение можно отметить, что сразу после оформления работника на должность помощника руководителя его в обязательном порядке должны под роспись ознакомить с соответствующей должностной инструкцией. Она представляет собой свод общих положений, прав, обязанностей и действий, за совершение которых сотрудник в будущем может понести наказание.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Источник: https://pravovoi.center/trudovoe-pravo/dolzhnostnaya-instruktsiya/pomoschnika-rukovoditelya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.