Отчеты отдела кадров предприятия
Аналитическая отчетность в управлении персоналом
На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.
Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов.
Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них.
В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.
Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:
- Оценка состояния структуры персонала. Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
- Квалификационный состав.
- Динамика приёма на работу.
- Возрастной состав.
- Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность — невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
- Изучение движения персонала:
- Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров — это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
- Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих — оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
- Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.
Есть решение
Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы.
Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных.
Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных.
Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.
Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…
Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности
Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.
Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.
Изучение движения персонала
Между сроком работы людей в компании и причинами их увольнения существует зависимость, которую можно обнаружить, исследуя диаграммы увольнений.
Стадия подтверждения. Исходя из статистических данных, наибольшее число увольнений приходится на начальный этап работы (от одного года до полутора лет).
Основные причины высокой текучести кадров – некомпетентность персонала (отсутствие знаний, опыта, навыков), непринятие организационной или корпоративной структуры, неадекватное введение в должность.
В большинстве случаев на данном этапе уходят сотрудники со слабой мотивацией и низким потенциалом развития.Стадия консолидации. В течение второго и третьего года работы причинами увольнения являются: неудовлетворённость техническими ресурсами, системами материального и морального стимулирования, отсутствие перспектив карьерного роста. На этом этапе уходят сотрудники с высоким потенциалом развития в данной компании.
Стадия нового импульса. Из организации уходят сотрудники, чьи долгосрочные планы не были реализованы, нет повышения в должности, увеличения заработка, оплата труда ниже, чем в других компаниях, занимающихся аналогичным бизнесом. Потери персонала в этот период особенно не желательны, так как компанию покидают ключевые работники, в развитие которых уже были вложены немалые силы и средства.
Анализ коэффициента текучести позволит формировать структуру кадров исходя из:
- отраслевой специфики;
- квалификации персонала;
- сезонности производства;
- особенностей структуры организации (стиля управления, кадровой политики, отношения к найму и увольнению персонала со стороны руководства).
Коэффициент текучести даёт лишь обобщённый результат по всей организации. Более детальный анализ позволяет определить, характеризует ли коэффициент всю компанию, охватывая должности и сотрудников, или на его формирование в большей мере оказывает влияние лишь небольшая категория работников.
Такой анализ поможет руководителю выявить должности, на которых проявляется наибольшая текучесть. Аналогично можно оценить, сотрудники какого возраста и с какой квалификацией чаще других покидают компанию. Всё это позволит принять своевременные меры по удержанию наиболее ценных служащих.
Благодаря полученным графикам можно сделать выводы о том, когда вероятность увольнений максимальна.
Для прогноза поведения сотрудника используется параметр интенсивности увольнений или функция риска, которая показывает вероятность того, что служащий уволится в следующем отчетном периоде при условии, что в начале он работал в компании.
Определение экономического ущерба, вызванного текучестью персонала
Для определения величины экономического ущерба от текучести кадров используют следующие рассчеты.
Потери, вызванные проведением процедуры увольнения
Выплаты выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат, производимых по разным основаниям увольнения.
При сокращении штатов и при увольнении по собственному желанию суммы выплат будут разными. Консультацию по данным вопросам может дать юридическая служба (юрист) предприятия.
Исходя из полученной информации, можно рассчитать «переплаченные» средства и включить их в потери.
Потери от судебных издержек, связанных с незаконным увольнением, последующим восстановлением и оплатой времени вынужденного прогула
Если увольнение или перевод на другую должность будут признанны незаконными, то работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор. Он же может принять решение о выплате сотруднику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработной плате за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.
Эта статья потерь может быть весьма значительной, т.к. шансы на восстановление на прежнем рабочем месте весьма велики.
Потери, вызванные проведением процедуры найма работников на вакантное рабочее место
- затраты на поиск кандидатов (объявления в средствах массовой информации, на рекламных щитах и др.);
- расходы на отбор кандидатов (затраты рабочего времени на проведение процедуры отбора — тестирование, собеседование, просмотр анкет и др. и на подбор персонала, в том числе размещение объявлений о наборе и оплата услуг кадровых агентств, т. е. финансовые, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, если в результате этих мероприятий сотрудники не будут набраны);
- издержки, вызванные оформлением принятых на работу (затраты рабочего времени сотрудников отдела кадров и финансовые расходы на эту процедуру);
- прямые затраты по поиску, отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг консалтинговых, кадровых, рекрутинговых агентств.
Потери при перерыве в работе
Они обусловлены простоем рабочего места между увольнением сотрудника и принятием нового. Они определяются как произведение трех показателей: среднедневной выработки, приходящейся на одного работника, средней продолжительности перерывов в работе, вызванных текучестью, и числа работников, выбывших по причине текучести:
Nпр = В*Т*Чт ,
где В — среднедневная выработка на одного человека;
Т — средняя продолжительность перерыва, вызванного текучестью;
Чт — число выбывших по причине текучести.
Потери, обусловленные необходимостью обучения и переобучения новых служащих
Эти потери показывают затраты на проведение трудовой адаптации сотрудника, обучение на рабочем месте, расходы на обучение с отрывом от производства. Рассчитываются как произведение количество средств, потраченные на обучение, доли текучести в общем числе выбывших, деленное на коэффициент изменения численности работников в отчетном году по сравнению с базовым:
По = Зо*Ди*Ки,
где Зо — затраты на обучение и переобучение;
Ди — доля излишнего оборота текучести;
Ки — коэффициент изменения численности работников в отчетном периоде.
Потери, вызванные снижением производительности труда у рабочих перед увольнением
Они определяют стоимость недополученной продукции и рассчитываются как произведение коэффициента снижения производительности труда, ее среднедневного уровня, числа дней перед увольнением сотрудников, выбывших по причине текучести:
Пспт= Срв*Ксп*Чу,
где Срв — средняя выработка;
Ксп — коэффициент снижения производительности труда перед увольнением;
Чу — число дней перед увольнением, когда наблюдается падение производительности труда.
Определяются как произведение числа работников, выбывших по причине текучести, суммы произведений показателей среднедневной выработки служащего в каждом месяце периода адаптации, помесячных коэффициентов снижения производительности труда и числа дней в соответствующем месяце:
Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:
Убытки, вызванные текучестью персонала, равны сумме всех частных потерь.
Показатели, приведённые выше, можно использовать для построения KPI-систем (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности), они позволят сравнить схожие экономические процессы, оценить выход коэффициентов за допустимые границы, управлять эффективностью действий.
Разработка таких систем не отделима от изучения специфики работы конкретной организации. Кроме того, использование KPI позволит вовремя обнаружить отклонения, выявить «слабые места» бизнес-процессов. Динамическая модель показателей поможет скорректировать направление развития компании.
Такой анализ поможет предупредить выше озвученную проблему, создать более эффективную и целостную кадровую стратегию, направленную на удержание специалистов. Текучесть персонала можно спрогнозировать, что позволит своевременно принять меры для сохранения ценных сотрудников.
При этом предоставляется случай наиболее эффективных кадровых перестановок. Изучение отчетности дает возможность определить, что общего между сотрудниками, опаздывающими на работу, или каковы причины временной нетрудоспособности, какие черты объединяют хороших топ-менеджеров.
Тщательный анализ предыдущего опыта позволит, например, выявить, к чему приводят задержки заработной платы. Знания, полученные при таком исследовании, помогут лучше подбирать кандидатов на вакантные должности, вкладывать деньги в обучение наиболее перспективных сотрудников.
Источник: https://basegroup.ru/community/articles/hrm
Отчетность кадровика бюджетной организации в 2020 году
Скачать таблицу кадровой отчетности на 2020 год
Все отчеты по кадрам в 2020 году группируют в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим группы:
Единая таблица отчетов отдела кадров в 2020 году выглядит так:
| Январь | 15 января | Статотчет П-4 сдают:
|
| Статотчет 1-Т (ГМС) — передайте сведения о численности и заработке гос-, мунслужащих за прошлый год. | ||
| СЗВ-М за декабрь прошлого года. | ||
| 21 января | Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат. | |
| 27 января | Формуляр № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат. | |
| Сведения о наличии вакантных, свободных мест — в службу занятости. | ||
| 30 января | Статотчет 1-Т — подготовьте в Росстат сведения о численности и заработке персонала. | |
| Февраль | 3 февраля | Формуляр № 1-кадры. Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций.Отчет сдают 1 раз в 3-4 года! |
| 10 февраля | Статотчеты по форме 2-ГС или 2-МС — это информация о дополнительном профильном образовании служащих. Форму 2-ГС сдают по госслужащим, № 2-МС — по муниципалам. | |
| 17 февраля | СЗВ-М и СЗВ-ТД за пошедший месяц. | |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 февраля | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Март | 2 марта | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года. |
| 16 марта | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 марта | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Апрель | 8 апреля | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал. |
| 15 апреля | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
| ||
| 27 апреля | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Май | 15 мая | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 мая | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Июнь | 15 июня | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 июня | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Июль | 8 июля | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал. |
| 15 июля | СЗВ-М И СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
| ||
| 27 июля | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Август | 17 августа | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. |
| Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. | ||
| 25 августа | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Сентябрь | В течение месяца | Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста. |
| 15 сентября | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 сентября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Октябрь | 8 октября | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал. |
| 15 октября | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
| |
| СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. | ||
| 26 октября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Ноябрь | 2 ноября | Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. |
| 16 ноября | СЗВ-М и СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
| П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. | ||
| 25 ноября | Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. | |
| Декабрь | 1 декабря | Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат. |
| Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. | ||
| Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года. | ||
| 15 декабря | СЗВ-М И СЗВ-ТД за прошедший месяц. | |
| Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. приказ Росстата от 04.08.2018 № 485. | ||
| 25 декабря | Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
Отчетность в МВД
Особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином расторгнут.
Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Бланк утвержден приказом МВД России от 10.01.2018 № 11. Подробности — в статье «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина по правилам 2019 года».
Отчетность в военкомат
Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/otchetnost-kadrovika-byudzhetnoy-organizatsii
Кадровая отчетность в 2020 году: календарь кадровика
Росстат утвердил приказ от 15.07.2019 № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками. В 2020 году сильно меняется перечень того, какие отчеты нужно делать специалисту отдела кадров.
Один раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо сдавать обновленные данные по формам:
- № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
- № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
- № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
- № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала».
Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодателям предстоит заполнять и отсылать в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:
- № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».
Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:
- № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
- № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
- № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».
Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что 1 раз в 3 года придется подавать дополнительные кадровые отчеты:
- № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
- № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».
МВД
Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД России от 04.06.2019 № 363.
Военкомат
Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение.
В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового работника.
Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение № 9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017).
Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (приложение № 13).
Служба занятости
Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, какие отчеты сдает отдел кадров? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости.
Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников.
Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.
Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».
Источник: https://clubtk.ru/kalendar-kadrovika-kakie-otchety-sdaem-v-etom-mesyatse
Виды кадровых отчетов
В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Какие виды кадровых отчетов необходимо сдавать?
Виды кадровых отчетов – классификация
Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.
Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.
Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.
Виды кадровых отчетов – как и куда сдаем
По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:
- МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
- Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
- Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании
Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:
- Служба занятости – о наличии свободных мест
- Росстат – статистические данные по работникам
- ПФР – о застрахованных лицах
Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат.
И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!
Виды кадровых отчетов – проблемы
Отчеты для внешних и контролирующих органов выполняются по установленной форме. Проблемы возникают в момент выгрузки и сбора нужной информации.
Какие именно проблемы существуют у специалистов по кадрам на пути составления отчетности?
- Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
- Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
- Сотрудников много, значит, данных еще больше
Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?
Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.
Виды кадровых отчетов – примеры
Дашборд специалиста по кадрам
- это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?
Карточка сотрудника
- Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.
Обучение сотрудников:
- Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.
Виды кадровых отчетов – автоматизация
В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.
В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:
- Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете)
- Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
- Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме –фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)
Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.
Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.
Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!
Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>
Источник: https://analytikaplus.ru/vidy-kadrovyh-otchetov/
Кадровая отчетность предприятия
Любая фирма, у которой есть наемные работники, должна заниматься ведением определенной документации. Стоит отметить, что данный процесс является достаточно трудоемким, так что в больших предприятиях для этого нанимаются специальные сотрудники кадровой службы. Именно они отвечают за полноту и точность всех отчетов, предусмотренных нормативными актами.
Если же порядок ведения отчетности кадровой службы нарушается, то работодатель несет ответственность за это. Для того чтобы избежать серьезных штрафных санкций, нужно с ответственностью относиться к подобной документации, или же искать другие пути выхода из данной ситуации (например, обратиться к профессиональному кадровому агентству).
В чем суть отчетности кадровой службы
Вся суть деятельности кадровой службы непрерывно связана с кадровым делопроизводством. Оно является системой управления персоналом компании, что обеспечивает бесперебойный оборот документации, связанной с сотрудниками предприятия, информацией об их перемещении внутри фирмы, учетом рабочего времени специалистов, их приемом на работу, увольнением и так далее.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель обязан:
формировать личные дела сотрудников предприятия;
оформлять справки, больничные листы и заявления;
заниматься подготовкой кадровых приказов;
разрабатывать табеля учета рабочего времени;
подавать периодические отчеты по персоналу и так далее.
На основании статистических данных, что подаются делопроизводителем в определенные государственные органы, формируется информация о средней заработной плате, уровне занятости и т. д. по стране и регионе.
Основные изменения в кадровых службах современных компаний
Со временем кадровая служба большинства предприятий претерпела множество изменений. Если раньше основная задача таких сотрудников сводилась к тому, чтобы заниматься исключительно документами, связанными с сотрудниками фирмы, то теперь их функциональные обязанности стали намного более широкими. Как правило, опытные кадровики совмещают функции:
HR компании.
Они размещают информацию о вакантных должностях предприятия, занимаются рассмотрением анкет и резюме кандидатов, оформляют положение о приеме на работу, составляют трудовые договора, проводят аттестацию сотрудников и так далее.
Также они занимаются ведением всех тех документов, связанных с персоналом компании, которые должны быть на каждом предприятии (трудовые договора, трудовые книжки, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и многие другие);
бухгалтера по зарплате. Именно на кадровиков сейчас часто ложатся все расчеты, связанные с оплатой труда. Сюда входит не только начисления заработной платы, но также учет больничных, отпускных, заполнение отчетов по единому социальному налогу и различных отчислений из зарплаты;
специалиста, который ведет кадровую статистическую отчетность.
Когда наступает ответственность за нарушение трудовой отчетности
На работодателей может быть наложена административная ответственность, в случае, если:
- был нарушен порядок сбора, хранения, использования и распространения информации о наемных работниках;
- компания не устранила административные правонарушения, выявленные ранее;
- имеет место воспрепятствование деятельности инспекторов в сфере труда, а также неповиновение законным распоряжениям должностных лиц;
- в государственный орган не подавали сведения, предусмотренные законодательством (периодические отчеты и другая информация).
Большинство из таких нарушений можно обнаружить в результате проверки компании.
Основания для проведения инспекции
Инспекторы в сфере труда могут прибыть на предприятие как для плановой проверки, так и внеплановой ревизии. Основаниями для проведения последней могут быть:
- несчастные случаи на производстве;
- обращение профсоюза, или работников предприятия о нарушении их прав;
- информация из правоохранительных органов.
Какие есть изменения в кадровой отчетности в 2017 году
Cтоит отметить, что трудовое и налоговое законодательство больше всего подвержено различным изменениям. При этом очень важно постоянно следить за всеми нюансами, ведь несоблюдение норм ведет к различным штрафам и санкциям.
Текущий год принес много коррективов, которые касаются:
оформления трудовых книжек (печать в них теперь ставить не обязательно);
упрощения кадрового учета в микропредприятиях (значительно уменьшается количество необходимой документации);
оценки квалификации сотрудников (теперь она становится платной);
введения в действие электронных больничных;
увеличения минимальной зарплаты;
оплаты сверхурочных, а также многого другого.
Таким образом, кадровая отчетность в 2017 году будет немного отличаться от той, что была раньше.
Какие есть способы ведения трудовой отчетности
Есть три основных варианта, как решить проблему с кадровой отчетностью за месяц, а также другой документацией:
нанять кадрового специалиста (или целую службу);
передать данную обязанность для компании-аутсорсера;
не нанимать персонал вообще (воспользоваться услугой аутстаффинга или аренды сотрудников), так что кадры будут числиться не в вашем штате, а в штате у фирмы-посредника, хотя и будут выполнять для вас всю необходимую работу.
Каждый из этих способов имеет свои преимущества. При этом многие предприятия все чаще отказываются от традиционного первого варианта в пользу более прогрессивных методов управления наемными сотрудниками.
Аутсорсинг персонала. В чем преимущества для компании
По своей сути он является передачей части обязанностей и задач для определенной фирмы. Именно она теперь и будет выполнять все обязанности, связанные с подбором и управлением сотрудниками. Подобное решение позволит вам:
- нанять необходимых работников в сжатые сроки;
- воспользоваться готовым решением определенного вопроса (вы поставите перед компанией-аутсорсером цель, после чего получите конечный результат);
- уменьшить нагрузку на кадровый отдел, отчего снижаются административные издержки.
Получается, что ведение трудовой документации полностью или частично перейдет на компанию посредника, что значительно сократит риск несоответствия трудовому законодательству.
Основные плюсы аутстаффинга персонала
С помощью внешнего менеджмента сотрудников вы можете вывести персонал за штат компании. Таким образом, поскольку не будет возникать никаких трудовых отношений между самим предприятием и наемными работниками, отпадает необходимость вести кадровую документацию по таким сотрудникам. К другим преимуществам услуги аутстаффинга можно отнести:
снижение издержек на кадровую и бухгалтерскую службу. Часто бывает так, что более выгодно воспользоваться внешним менеджментом персонала, чем нанимать собственных кадровиков. Особенно это касается небольших предприятий;
удобный процесс оформления иностранных работников;
отсутствие необходимости выплачивать выходное пособие для временных сотрудников;
уменьшение штата компании, благодаря чему вы сможете воспользоваться упрощенной системой налогообложения;
снижение правовой и юридической ответственности за сотрудников фирмы (она полностью или частично переходит к компании-аутстафферу);
экономию времени и сил менеджеров компании, так как у них не будет возникать необходимость сотрудничать с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС) по вопросам трудоустройства внештатных специалистов и так далее.
Таким образом, сочетание всех возможных вариантов управления персоналом позволит вам избежать проблем, связанных с ведением кадровой отчетности на предприятии.
Источник: https://outstaffing-sovetnik.ru/blog/kadrovaya-otchetnost-predpriyatiya