Письмо предоставление дубликатов первичной документации

Содержание

Боремся с невозвратом первичных документов. От бумаги к ЭДО

Письмо предоставление дубликатов первичной документации

В каждой организации возникают проблемы с возвратом подписанных первичных учетных документов (ПУД) от покупателей. В статье рассмотрим причины этой проблемы, ее последствия и варианты решения.

Причина № 1. Незаинтересованность контрагента в возврате документов

Когда на руках уже есть подписанная накладная, а товар на складе, контрагент не замотивирован вернуть документ поставщику. Для возврата первички нужны дополнительные действия, которые требуют, как минимум, времени.

Причина № 2. Лишние затраты на отправку документов

Минимальный тариф на отправку заказного письма составляет 60 руб. с НДС. Многим контрагентам такая сумма может показаться существенной, и они не посчитают нужным увеличивать свои расходы.

Причина № 3. Отсутствие порядка в работе с документами

Документы могут «теряться» на столах менеджеров и бухгалтеров или просто случайно оказываются в мусорной корзине.

Причина № 4. Нежелание оплачивать товары/услуги

Покупатель не хочет подписывать документы, чтобы не платить за услугу или товар.

Поделюсь болью невозврата первички в организации, которая оказывала услуги по обслуживанию и ремонту оргтехники.

Клиенты компании – юридические лица, суммы каждой реализации были небольшие, но документов было много. Добровольно возвращалось максимум 60-70% бумажных экземпляров.

Как правило, от контрагента приходил человек без доверенности и печати, получал услуги, уносил с собой документы с обещанием подписать их в бухгалтерии и вернуть при следующем посещении.

Конечно же, при следующем визите подписанных документов при нем не было или это был уже другой человек.

Услуги опять оказывались, выдавались документы, повторялись обещания их вернуть, а документы так и не возвращались. В результате многие клиенты оплачивать услуги не торопились.

Проводились регулярные мероприятия по возврату документов: постоянные звонки компаниям-должникам, официальные письма, поездки с водителем по организациям, распечатка дубликатов первичных документов, т.к. первоначальный экземпляр был утерян. Вернуть подписанные документы получалось не всегда.

Последствия

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать наименования должности, а также подписи с указанием фамилий и инициалов лиц, совершивших сделку. Таким образом, поставщику обязательно иметь экземпляр ПУД, подписанного покупателем.

Отсутствие подписей покупателя на первичных документах является ошибкой оформления, за которую могут привлечь по статье 120 НК РФ и назначить штраф от 10 до 30 тыс. руб.

При отсутствии подписанных документов (накладной по форме ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), взыскать основной долг и штрафы с покупателя будет затруднительно.

Условия в договоре

Прописать в договоре порядок возврата документов, на кого ложатся расходы и ответственность за несвоевременный возврат.

Назначение ответственного

Когда ответственны все – не ответственен никто. Поэтому нужно закрепить ответственного за контроль возврата документов.

Это может быть менеджер по договору, бухгалтер, секретарь – все зависит от размера организации и внутренних бизнес-процессов.

Покрытие расходов на доставку документов

Вместе с ПУД можно отправлять контрагенту оплаченный конверт с обратным адресом – ему останется только сходить на почту.

Задание ответственному

Процесс согласования исходящей первички может быть перенесен в систему электронного документооборота (СЭД).

Некоторые ПУД изначально создаются в СЭД и только после согласования заносятся в учетную систему.

Так почему бы не использовать возможности системы для контроля возврата?

Ответственному после согласования и подписания сначала придет задание на отправку документов контрагенту, а затем – задание на контроль возврата.

Таким образом, сотрудник не забудет, какие документы должны вернуться от контрагента, у него всегда под рукой будет список ПУД к возврату.

В рамках задания на контроль возврата можно настроить регулярную отправку e-mail покупателю (адрес можно задать в карточке организации) с напоминанием о необходимости вернуть подписанные документы.

�спользование штрихкодирования

Факт возврата бумажного документа от контрагента в системе электронного документооборота может подтверждаться автоматически.

При ведении в организации электронного финансового архива каждый первичный учетный документ снабжается штрихкодом учетной системы или СЭД.

Когда секретарь сканирует подписанный покупателем документ, автоматически создается новая версия документа в финархиве.

Технологии искусственного интеллекта (��)

�� все чаще применяется в деятельности организации.

Встроенный в СЭД искусственный интеллект поможет контролировать возврат документов от контрагентов.

Умные технологии распознают контрагента, основные реквизиты, используемые для идентификации документа, а также определят наличие подписей и печатей.

�� найдет в финархиве, к какому документу относится скан-копия, и при наличии подписей и печати со стороны покупателя отметит документ как возвращенный.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами

Все вышеописанные способы ориентированы на работу с бумагой, что становится все менее актуально.

Если в компании существует проблема невозврата подписанных ПУД, стоит перейти на юридически значимый обмен электронными документами и предложить его контрагентам.

Подробнее о задачах, которые решает сервис обмена электронными документами можно узнать из серии статей.

�спользовать сервис обмена в 2-3 раза дешевле (даже с учетом стоимости электронной подписи) и существенно быстрее, чем обмениваться бумажными документами. Стоимость отправки заказного письма почтой – от 60 рублей, стоимость отправки одного документа через сервис обмена – от 7 руб. (зависит от количества документов в год). По почте письмо может идти от 2 дней до 2 недель, в сервисе обмена документы доставляются за считанные минуты.

Быстрорастущим компаниям переход на сервис обмена электронными документами поможет справиться с увеличивающимся потоком исходящих учетных документов, не увеличивая расходы на бумагу, отправку и хранение.

Даже если покупатель не подпишет товарную накладную в электронном виде, поставщик будет застрахован (некоторые сервисы обмена отражают факт получения документа абонентом) и сможет доказать, что он выполнил свою обязанность по отправке документов контрагенту. При обмене через сервисы риск утери электронного документа сводится к нулю. К тому же контрагенту гораздо проще сделать пару кликов, чтобы подписать и отправить документ обратно поставщику, чем идти в дождь и снег на почту.

* * *

Переход на электронный обмен особенно выгоден крупным организациям с трафиком юридически значимых документов более 1000 шт. в месяц.

Все эти горы бумаг нужно где-то хранить, что решается переводом документов в электронный вид.

Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке.

Таким образом, крупные поставщики становятся двигателями прогресса и стимулируют переходить на ЭДО своих контрагентов.

С другой стороны, компании малого и среднего бизнеса, у которых каждый рубль на счету, как никто другой должны быть заинтересованы в переходе на ЭДО: сократятся расходы на отправку документов, а также ускорится их возврат, что гарантирует своевременное поступление оплаты от покупателей.

Разве эти преимущества не стоят того, чтобы выйти за рамки привычного?

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Boremsja-s-nevozvratom-pervichnykh-dokumentov-Ot-bumagi-k-EhDO.aspx

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Письмо предоставление дубликатов первичной документации

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Все крупные бизнесы когда-то были маленькими стартапами: IKEA, KFC или продуктовая сеть «Магнит». Такие примеры вдохновляют и мотивируют начинающих предпринимателей. Как найти идею для своего стартапа? В статье расскажем о нескольких подходах.

, Елена Космакова

Ваши продукты или услуги популярны на рынке, а вложения в бизнес быстро окупаются? Откройте франшизу, чтобы расширить территорию влияния. Расскажем о подготовке, поиске партнеров и приведем чек-лист для начинающего франчайзера.

, Елена Космакова

Есть простой способ зарабатывать деньги — открыть бизнес по франшизе. Но не все иностранные бизнесы «взлетают» в России и не все условия договора франшизы выгодны компании-«дочке». В статье расскажем, что такое франшиза и как работать по ней с выгодой.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/263

Письмо предоставление дубликатов первичной документации

Письмо предоставление дубликатов первичной документации

Предварительно составленный список, конечно же, согласуйте с генеральным директором. После того как обе группы будут окончательно утверждены, можно начинать прорабатывать тактику поведения с каждой.

Как добиться документов от не очень значимых поставщиков и клиентов Начнем с той группы, в которую попали контрагенты организации, которые приносят доход или поставляют товары на сумму, не особо существенную для вашей организации.

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться документами Самый лучший вариант – заранее договориться, как будет происходить обмен документами.

Закрепите эти условия в договоре, четко обговорив сроки и санкции за нарушения.

Если договор с контрагентом уже заключен, а вопросы, связанные с обменом документов, в нем не прописаны, то можно составить дополнительное соглашение. Объясните партнеру, что это пойдет только на пользу вашим деловым отношениям и устранит разногласия. Также не забудьте уточнить, кто будет оплачивать пересылку документов.

Главбух советует: если контрагент находится в другом городе, пропишите, что стороны будут обмениваться документами экспресс-почтой.

Так как ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Читать еще советы Еще рекомендуем в договоре закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг.

Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя. Сформировать список помогут сопроводительные письма, в которых будут указаны название и количество отправленных документов.

Совет второй: свяжитесь с руководством недобросовестного контрагента Переговоры с бухгалтерией партнера не всегда дают нужные результаты. В таком случае стоит связаться с дирекцией контрагента.

Конечно, лучше, если с начальством недобросовестного контрагента пообщается непосредственно руководитель вашей организации.

Но если решать вопрос полностью поручили вам, то напишите официальное письмо от имени директора.

Как показывает практика, официальные письма действуют на людей сильнее, чем телефонные разговоры. Да и директор будет рад, что от него требуется только подпись, а о содержании письма вы уже позаботились.

Что предпринять, если документ задерживает ключевой контрагент Контрагентам, которых вы отнесли к значимым, иногда можно пойти на уступку. Если есть необходимость, можно проявить лояльность.

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами Как и с несущественными контрагентами, лучше все вопросы обсудить заранее и закрепить в договоре.

Заодно и контрагент будет видеть в вашей организации серьезных партнеров, с которыми можно строить бизнес.

* Совет второй: попросите выслать отсканированные копии документов Замечательный способ выяснить, дошли ли документы до контрагента и начал ли он их обрабатывать.

Если сканы документов дойдут, значит, бухгалтерия контрагента уже их обработала и партнеры, скорее всего, согласны с данными в первичке.

Подлинник, копия, дубликат

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.

Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.

), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов»

. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Источник: https://avtoritet-delo.ru/pismo-predostavlenie-dublikatov-pervichnoj-dokumentacii-88903/

Письмо о предоставлении дубликатов первичных документов

Письмо предоставление дубликатов первичной документации

Дубликат — это повторно распечатанный документ, выданный ранее клиенту. Предоставляемые дубликаты: акт об оказанных услугах, счет-фактура, УПД, поручение экспедитору.

Заверенная копия – это копия оригинала документа. Предоставляемые копии: накладная на выдачу груза, накладная на отправку груза.

Дубликат документов за услуги оплаченные по Московскому филиалу необходимо запрашивать на эл. ящике kopii@pecom.ru При оплате услуг в другие филиалы «ПЭК» запрос на получение дубликата УПД, акта и с/ф необходимо направить на общую почту филиала, где производилась оплата.

Копии документов и дубликат поручения экспедитору необходимо запрашивать на эл. ящике kopii@pecom.ru

Мы подготовим и предоставим дубликаты и копии документов по вашему запросу. Для того, чтобы воспользоваться этой услугой, вам нужно составить запрос на предоставление дубликатов, копий необходимых документов.

Запрос необходимо оформить на фирменном бланке с подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью компании и отправить на электронный ящик kopii@pecom.ru. В запросе нужно отразить следующую информацию:

  • наименование организации отправителя;
  • ИНН организации отправителя;
  • мобильный и городской номера телефонов;
  • адрес электронной почты;
  • перечень необходимых вам документов.

Изготовление дубликатов и копий документов – платная услуга.

Стоимость услуги с НДС за один экземпляр документа – 50 рублей.

Стоимость 1 комплекта (акт и счет-фактура) – 100 руб.

Срок исполнения услуги

После получения заявки вам будет выставлен счёт на изготовление копий или дубликатов документов. После поступления оплаты на расчётный счёт Компании «ПЭК», запрос будет обработан.

  • Дубликаты изготавливаются в срок до 5 рабочих дней (от 1 до 20 документов). Если документов больше 20, то срок изготовления увеличивается до 10 рабочих дней.
  • Заверенные копии накладных на выдачу/отправку груза предоставляются Клиенту в течении 5 – 10 рабочих дней. Документы за период более одного месяца (которые поднимаются из архива) сроки предоставления составляют до 20 рабочих дней (пункт 4.2 Договора ТЭО).

После оплаты, плательщик или его официальный представитель могут получить дубликаты УПД, акта, счет-фактуры и поручение экспедитору в отделении «ПЭК» «Москва Восток». Также мы можем доставить документы в ваш московский офис. Для этого необходимо указать свой адрес, название ближайшей станции метро и приложить схему проезда.

Для филиалов, где несколько отделений, адрес получения дубликатов необходимо уточнять в данном филиале.

По факту предоставления указанных в запросе Клиента документов, составляется реестр передаваемых документов, который скрепляется подписями сотрудника Компании «ПЭК» и клиента. Подписанный реестр является основанием для выставления акта и счета-фактуры, УПД по услуге «Дубликаты бухгалтерских документов».

В Компании «ПЭК» существует порядок предоставления первичных бухгалтерских документов.

Если вы оплачивали услуги Компании «ПЭК» в Москве, то копию счет-фактуры мы отправим вам в ближайший рабочий день по электронной почте. Не забудьте указать свой адрес электронной почты при оформлении. Если вы не оставили свой электронный адрес, необходимо прислать его нам на почту: client@pecom.ru.

Если Вы желаете получить копию счёт-фактуры по факсу, то электронный адрес указывать не обязательно, но необходимо указать свой номер телефона.

Если груз был оплачен и выдан в Москве, в офисе Компании «ПЭК», оригиналы документов передаются представителю клиента при выдаче груза.

На грузы, оплаченные в офисе Компании «ПЭК» в Москве и выданные в филиалах, оригиналы бухгалтерских документов (акт об оказанных услугах и счет-фактура) представитель клиента может получить в офисе «Москва Восток» по будним дням с 10:00 до 19:00 (при наличии доверенности на получение бухгалтерских документов).

Если вы находитесь за пределами Москвы, оригиналы вышеуказанных бухгалтерских документов мы можем отправить по почте. Для этого вам необходимо направить заявку на электронный адрес: client@pecom.

ru или по факсу + 7 (495) 660-11-11. Вам нужно указать: наименование организации, ИНН, индекс и почтовый адрес.

После получения заявки, в течение 7 (семи) календарных дней, документы будут отправлены вам по почте.

Также Компания «ПЭК» предоставляет услугу доставки документов в московский офис клиента. Для этого необходимо отправить заявку вышеуказанными способами.

Указать наименование организации, ИНН, точный адрес доставки документов со схемой проезда и ближайшей станцией метро, контактное лицо (ФИО) и номер телефона для курьера.

В течение 5 (пяти) календарных дней с момента получения заявки документы будут доставлены в офис клиента.

В случае, если экспедитором не получена заявка от Клиента на отправку документов по почте или доставку курьером, документы будут находиться в офисе Компании «ПЭК».

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

Запрос о предоставлении документов представляет собой разновидность делового письма, которое активно используется в официальной корреспонденции.

При его написании важно чтобы были соблюдены правила деловой переписки, а текст не содержал грамматических ошибок.

В рамках настоящей статьи раскрыт порядок составления письма-запроса, а также подготовки ответа на него.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

  1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
  2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
  3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
  4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
  5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

  1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
  2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
  3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. «Шапку» письма.
  2. Регистрационный номер и дату составления.
  3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
  4. «Тело» документа.
  5. Подпись и печать.

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

    Необходимо составить «шапку» документу.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

  • его полное наименование;
  • адрес;
  • контактный телефон.

Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

  • По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа.

    Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……. ».

  • Написание основного содержания письма.

    В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

  • В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.
    Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

    Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

    Как оформить ответ?

    Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

    Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

    1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
    2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
    3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
    4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

    В случае положительного ответа:

    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

    При отрицательном ответе указывается:

    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
  • Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
  • Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.
    • Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
    • Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
    • Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

    Вариант положительного ответа

    ООО «Акварель» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

    тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

    ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

    Источник: https://notary174.ru/pismo-o-predostavlenii-dublikatov-pervichnyh-dokumentov/

    Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика

    Письмо предоставление дубликатов первичной документации

    В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п. ___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

    Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

    Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом.

    Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой (Касенов Е.Б., 2010)

    Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.

    о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов,

    накладных и т.д.) в связи с утратой

    В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.

    ___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

    Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

    Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом.

    Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

    Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

    Образец письма-запроса

    Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

    И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

    В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Образец письма-запроса можно скачать здесь. Как писать? Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

    Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    1. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    2. «на основании наших предварительных договорённостей»;
    3. «для заключения договора».

    4. «в соответствии с заключенным договором»;

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.

    Образец документа: Письмо-запрос

    1. Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
    2. Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

    Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову. Главный редактор С.С. Иванов

    Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

    При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

    Как написать письмо-запрос

    Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

    Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

    Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

    Правила составления и рекомендации по составлению документов.

    Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

    В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.