Раздел основного меню изменения в законодательстве следует использовать чтобы

Как установить ограничение на редактирование в документах «Word» с возможностью заполнения

Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками читайте в нашем блоге… https://hetmanrecovery.com/ru/recovery_news/how-to-set-the-restriction-on-editing-in-documents-word-with-the-possibility-of-filling.htm

Массовое использование персональных компьютерных устройств в ежедневной деятельности пользователей позволило значительно снизить общие трудозатраты на исполнение различных действий, и существенно увеличить конечную производительность пользователей.

Любые трудоемкие процессы исполняются компьютерными устройствами гораздо быстрее, и, безусловно, компьютеры не имеют конкуренции в процессах создания, обработки, перемещения и хранения пользовательских материалов.

А последующий перевод существующих и создание новых видов информационных материалов в электронно-цифровом формате значительно расширили границы применения компьютеров, практически полностью сконцентрировав обслуживание множества разнообразных процессов только мощностями соответствующих видов компьютерных устройств.

Введение

Виды ежедневного применения компьютеров различны. Они задействованы как для решения и управления сложными производственными процессами, в экономической, финансовой, образовательной, консультационной и коммерческой областях, так и используются в личных целях для общения, игр и развлечений.

Но часто и наиболее полно компьютеры применяются для ведения различных видов учета, официальной и личной переписки, офисного документооборота, создания и хранения деловых текстовых документов, массово распространяемых договоров, электронных таблиц, баз данных, образцов электронной отчетности и других видов файлов.

Для полноценного обслуживания, создания, редактирования и хранения любых видов документов необходимо наличие соответствующего программного обеспечения, способного безошибочно выполнять любые действия, заданные пользователями, и поддерживать исполнения всех процессов на высоком скоростном уровне.

Деловые документы являются неотъемлемой частью рабочего процесса и могут быть представлены значительным количеством ежедневно используемых вариантов файлов. И чтобы обезопасить готовые виды текстовых материалов (таких как, договора, соглашения, акты и т.д.

) и избежать намеренного изменения сторонними пользователями части документа или отдельных элементов, особенно при удаленном способе заполнения, необходимо защитить готовые текстовые формы.

К счастью, в приложении «Microsoft Word» присутствует возможность активировать внутренний инструмент, который позволяет ограничить редактирование и препятствует любым изменениям текста в документе, кроме заполнения специально утвержденных форм.

И далее в статье мы рассмотрим алгоритм создания элементов заполнения текстового документа и включение режима защиты для ограничения редактирования остального содержимого.

Устанавливаем зоны текстового заполнения и активируем ограничение последующего редактирования документа «Microsoft Word»

Как мы уже упоминали ранее, существуют различные случаи, когда пользователям требуется ограничить или полностью запретить вносить в исходный текстовый документ любые правки и изменения, например, при подписании контракта, соглашения о конфиденциальности, договора о займе или ответственности и т.д.

И в каждом варианте, автор документа стремиться подготовить согласованный текст и предоставить противоположной стороне документ для заполнения и подписания, ограничив возможности редактирования основного утвержденного содержимого, оставив лишь в тексте подготовленные пустые поля для заполнения контактной, личной и другой необходимой информации.

В приложении «Microsoft Word», специализирующемся на создании документов различной сложности, удовлетворить пожелания автора документа можно исполнив несколько простых шагов, подробное описание которых представлено далее.

Первоначально необходимо открыть приложение «Microsoft Word» и выбрать исходный текстовый документ, требующий применения данных ограничений.

Пакетный офисный текстовый редактор наделен многими встроенными инструментами, которые как активируются изначально при установке программного продукта, так и скрыты в настройках приложения и требуют дополнительных действий по отношению к себе для полноценного функционирования.

Базовый набор инструментов содержит только основные панели инструментов, и предоставляет возможность каждому пользователю включить недостающие вкладки отдельно при такой необходимости.

Поэтому, чтобы добавить к текстовому документу некоторые элементы управления и защиты, необходимо включить отображение на ленте инструментов вкладку «Разработчик».

На основной странице приложения «Microsoft Word» нажмите на ленте главного меню вкладку «Файл», расположенную в левом верхнем углу окна, и содержащую доступ к настройкам приложения и навигационным кнопкам управления документами.

На новой странице в левой боковой панели в самом низу представленного списка вариантов возможных действий выберите раздел «Параметры».

После выбора указанного раздела, в правой панели окна будут отображены две колонки, ответственные за настройку отдельных команд, групп и вкладок ленты целиком.

Во второй колонке «Настроить ленту» в списке доступных вариантов раздела «Основные вкладки» отыщите вкладку «Разработчик», и установите индикатор выбора («галочку») в соответствующей ячейке.

А затем нажмите на кнопку «ОК» для сохранения внесенных изменений.

Теперь вкладка «Разработчик» появится на ленте главного меню между вкладками «Вид» и «Справка», и будет содержать все доступные в приложении команды данного раздела.

Нажмите на вкладку и отыщите среди доступных групп раздел «Элементы управления», где будут представлены разнообразные параметры настроек, отвечающие за вставку и использование элементов управления форматированного или обычного текста, различных рисунков, коллекции стандартных блоков, флажков, полей раскрывающихся списков, средств выбора даты и ряда других элементов из доступного на компьютере набора.

Теперь воспользуемся инструментами вкладки «Разработчик» и создадим заполняемые формы.

В исходном варианте открытого документа мы установим средство выбора даты и несколько расширенных текстовых полей, чтобы подписант соглашения, взятого за основу в нашем примере, мог заполнить только поле даты документа, указать свое полное имя и город подписания соглашения соответственно.

Сперва поместите курсор в область текста, где планируется расположить редактируемое поле указателя даты или просто выделите определенную часть текста, которую собираетесь позволить редактировать.

Выделенное текстовое поле документа мгновенно будет преобразовано в форму, содержащую вложенное окно календаря. Нажмите на стрелку и выберите конкретное число из всплывающей таблицы дат.

Теперь перейдем к созданию расширенного редактируемого текстового поля, ответственного за написание полного имени. Выделите курсором новую область документа для создания очередного элемента управления содержимым.

Перейдите на вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым«форматированный текст»», выполненную в виде жирных букв «Аа».

Мгновенное исполнения команды преобразует поле для ввода любого текста, поддерживающее использование различных форматов (полужирный способ отображения текста, курсив, подчеркивание и т.д.).

Аналогичным способом установите элементы управления содержимым в следующей области написания имени.

Для других областей документа, не требующих особого формата надписи (например, «город») можно использовать элемент управления, отвечающий за вставку обычного текста. Выделите курсором область написания города.

Выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым«обычный текст»» на вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления», изображенную в виде простых букв «Аа».

Теперь все заполняемые текстовые разделы и даты представлены в виде соответствующих форм.

У каждого элемента, представленного во вкладке «Разработчик», присутствуют изменяемые параметры, которые можно редактировать и задавать в соответствии с личными предпочтениями или возникающими ситуативными требованиями.

Например, для элемента управления «Выбор даты» можно указать различные форматы отображения даты, выбрав подходящий вариант из предложенного списка.

Отметьте в документе созданную форму даты и нажмите во вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» кнопку команды «Свойства».

Во всплывающем окне «Свойства элемента управления содержимым» в разделе «Свойства выбора даты» задайте предпочитаемый формат отображения даты и укажите ряд других параметров при необходимости, а затем нажмите на кнопку «ОК» для принятия установленных изменений.

Создание редактируемых форм в готовом документе особенно полезно для тех образцов, которые часто рассылаются для удаленного ознакомления и подписи, и имеют несколько разделов для заполнения принимающей стороной (в нашем примере первый абзац соглашения состоит из четырех изменяемых частей, требующих заполнения).

Если содержимое документа после установки заполняемых форм остается неизменным для всех случаев, то для уверенности, что ни один из пунктов текста не будет изменен без ведома автора, необходимо установить ограничение прав редактирования для принимающей стороны.

Это действительно действенный способ защитить целостность документа и обезопасить себя от непредвиденных последствий.

Поместите курсор в любую область документа и выделите весь текст, например, применив сочетание клавиш «Ctrl + A».

Потом в группе «Элементы управления» вкладки «Разработчик» нажмите на кнопку «Группировать», а затем в открывшемся вложенном меню повторно нажмите раздел «Группировать».

Теперь необходимо непосредственно включить защиту документа, для чего нажмите на кнопку «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

В области боковой всплывающей панели «Ограничить редактирование», которая появляется на правой стороне окна, во втором разделе «Ограничения на редактирование» установите индикатор выбора («галочку») в ячейке «Разрешить только указанный способ редактирования документа».

Далее, нажмите на черную стрелку ячейки, содержащей скрытое вложенное меню, и выберите из представленных вариантов раздел «Ввод данных в поля форм».

Затем в третьем разделе «Включение защиты» нажмите на кнопку «Да, включить защиту» чтобы применить указанные настройки.

Теперь ваш документ полностью защищен и пользователи могут заполнять только установленные разрешенные элементы, а оставшаяся часть документа недоступна для редактирования и любых ненамеренных или намеренных изменений.

Заключение

Современные персональные компьютеры и ноутбуки обладают широчайшими возможностями и с выпуском новых вариантов моделей и версий операционных систем их способности только увеличиваются. Компьютеры задействованы для исполнения многих важных действий, используются для деловых и личных целей.

В большинстве случаев персональные компьютеры используются в рабочих процессах, важной частью которых является создание, редактирование и сохранение разнообразных текстовых документов.

Текстовый редактор «Microsoft Word», массово применяемый для обработки содержимого документов, обладает различными внутренними инструментами, направленными на повышение уровня удобства и защищенности процессов использования документов.

И одним из таких инструментов является функциональная вкладка «Разработчик», способная защитить документ от несанкционированного редактирования или скрытого изменения текста, модульно разрешая заполнять отдельные формы, заданные создателем документа.

Благодаря представленному в статье способу установки ограничения на редактирование в документах «Microsoft Word» с возможностью заполнения подготовленных форм пользователи смогут обезопасить содержимое своих текстовых файлов и избежать развития нежелательных ситуаций.

Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками читайте в нашем блоге… https://hetmanrecovery.com/ru/recovery_news/how-to-set-the-restriction-on-editing-in-documents-word-with-the-possibility-of-filling.htm

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5be14ee5b9c26d2cd4a02007/5d49a03dbf50d500ae4280ed

Персональные данные: изменения в законодательстве

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ от 27.06.2006, персональными данными считается «любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу».

Под это понятие подпадают практически все сведения, которыми оперирует работодатель: дата рождения работника, семейное положение, образование, домашний адрес и пр.

Эти данные хранятся в личных карточках, активно используются в трудовых договорах и контрактах, приказах, расчетных листках, платежных ведомостях, заявлениях и множестве иных документов.

Получать личные данные работодатель может только из первых рук, то есть от самого человека.

Если лично собрать информацию не удается, ее можно получить через третьих лиц, но с согласия самого сотрудника.

Законодательство ограничивает перечень ситуаций, когда работодатель может собирать данные. В числе основных указаны:

• сохранение жизни и здоровья подчиненных;
• помощь в трудоустройстве и образовании;
• содействие карьерному росту;
• контроль за выполнением работником его трудовых функций;
• охрана материальных ценностей;
• соблюдение исполнения законов.

Ответственность за нарушения в работе с персональными данными

С 1 июля 2017 года ответственность за ошибки в этой сфере серьезно возрастет. Перечень нарушений, за которые работодатель может быть привлечен к ответственности, значительно расширен, а кроме того, увеличены размеры штрафов.

Такие изменения содержит Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Вместо одного вида административной ответственности, который предусматривала ст. 13.

11, в КоАП РФ теперь семь видов, и для каждого — свои штрафы:

1. Использование персональных данных в не предусмотренных законодательством целях. Административное наказание — предупреждение или штраф: для физических лиц от 1 000 до 3 000 руб., для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
2. Обработка личных сведений без согласия работника. Сюда же относятся случаи, когда в подписанном сотрудником согласии нет перечня сведений, предусмотренных в ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Административное наказание — штрафы: для физических лиц — от 3 000 до 5 000 руб., для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
3. Нарушение режима доступа к политике организации по обработке персональных данных. Работодатель обязан опубликовать в общедоступных источниках документ, в котором обозначена его политика в сфере защиты личной информации работников. Это предусмотрено п. 2 ст. 18.1 закона от № 152-ФЗ 27.07.2006, а с 1 июля будет отдельным правонарушением, которое влечет за собой ответственность в виде предупреждения или штрафов: для физических лиц — от 700 до 1 500 руб., для должностных лиц — от 3 000 до 6 000 руб., для ИП — от 5 000 до 10 000 руб. и для юридических лиц — от 15 000 до 30 000 руб.
4. Сокрытие от работника информации о целях, сроках и способах сбора, хранения и обработки информации, о третьих лицах, которые будут работать с личными сведениями по поручению работодателя, и пр. В таких случаях работодатель получает предупреждение или выплачивает штраф: физические лица — от 1 000 до 2 000 руб., должностные лица — от 4 000 до 6 000 руб., ИП — от 10 000 до 15 000 руб., юридические лица — от 20 000 до 40 000 руб.
5. Отказ работодателя заблокировать или уничтожить персональные данные согласно ст. 21 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Административная ответственность — предупреждение или штраф: для физических лиц — от 1 000 до 2 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 10 000 руб., для ИП — от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц — от 25 000 до 45 000 руб.
6. Отсутствие средств автоматизации для хранения персональных данных, хранение информации только в бумажном виде. Если такой работодатель допустил уничтожение, утечку, несанкционированное копирование и/или распространение личных данных сотрудника, на него налагается штраф: на физических лиц — от 700 до 2 000 руб., на должностных лиц — от 4 000 до 10 000 руб., на ИП — от 10 000 до 20 000 руб., на юридическое лицо — от 25 000 до 50 000 руб.
7. Несоблюдение или нарушение процедуры обезличивания данных сотрудниками государственных и муниципальных органов власти (Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»). Административная ответственность в таком случае грозит должностному лицу в виде предупреждения или штрафа от 3 000 до 6 000 руб.

Законодательство позволяет суммировать штрафы за разные нарушения, поэтому ошибки или небрежное отношение к сведениям о сотрудниках могут обойтись работодателю очень дорого.

А кроме того, с 1 июля 2017 года возбуждать административные дела в части обращения с персональными данными разрешено без участия прокурора — инициировать их смогут должностные лица Роскомнадзора (п.

 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Соблюдать требования законодательства поможет правильно составленное Положение о персональных данных, которое должно закрепить нормы законодательства и конкретизировать их для организации.

Как составить Положение о персональных данных

Закон не оговаривает название, структуру и обязательное содержание документа, работодатель вправе сам определить, как будет выглядеть Положение. Разрабатывая документ, руководитель организации и специалисты кадровой службы должны опираться на указанный выше Федеральный закон № 152-ФЗ, а также на ст. 87 Трудового кодекса РФ.

В Положении о персональных данных стоит отразить:

1. Общие положения: цели и задачи организации в области защиты персональных данных, круг вопросов, которые регулирует Положение.
2. Состав персональных данных: сведения, которые работодатель использует в рамках трудовых отношений с работником, перечень документов, в которых такие данные содержатся.
3. Порядок сбора и обработки информации, включая способы и места хранения, меры защиты от несанкционированного распространения. Помимо прочего, здесь обязательно прописывается требование получать сведения только у самого человека или с его письменного согласия у третьих лиц. Бланк согласия можно оформить как приложение к Положению.
4. Порядок передачи персональных данных как внутри организации, так и сторонним лицам и государственным органам. Здесь следует отразить законодательную норму передавать личную информацию о работнике третьим лицам только с его письменного согласия. Исключение — если это необходимо для защиты жизни и здоровья работника.
5. Перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным. Чаще всего это специалисты кадровой службы, бухгалтеры, руководители структурных подразделений и пр.
6. Ответственность за разглашение личных данных сотрудников. В разделе стоит указать должности тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения, обработки и передачи персональных данных, а также виды ответственности, предусмотренные законодательством (об изменениях в этой сфере расскажем подробнее чуть ниже).

Положение о защите персональных данных работника и шаблон согласия утверждает руководитель организации. Штамп с подписью, датой утверждения и номером протокола ставится на титульном листе документа. Чтобы ввести Положение в действие, руководитель выпускает отдельный приказ.

С Положением о персональных данных должны быть ознакомлены все сотрудники под роспись. Для этого в организациях часто заводят отдельный журнал с перечнем работающих в компании сотрудников.

Согласие на обработку персональных данных

Это документ, в котором принимаемый на работу человек разрешает будущему работодателю получать необходимую информацию и использовать ее в рамках действующего законодательства.

Согласие на обработку персональных данных оформляйте в программе Контур-Персонал

Узнать больше

Работодатель не имеет права собирать и использовать личную информацию работников без их письменного согласия. Исключение — данные из медицинских учреждений, касающиеся противопоказаний к определенному роду деятельности.

Согласие должно включать в себя следующую информацию (ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006):

• ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (или другого удостоверяющего личность документа);
• ФИО, адрес представителя сотрудника, реквизиты его паспорта (или другого удостоверяющего личность документа), реквизиты доверенности;
• наименование или ФИО и адрес работодателя, получающего согласие носителя персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
• цель обработки персональных данных;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание способов обработки этих сведений;
• срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

Документ подписывается работником после знакомства с Положением. Такое же согласие необходимо оформить, если человек разрешает третьим лицам предоставлять информацию о себе.

Работодатель не имеет права принуждать потенциального сотрудника предоставлять о себе какие-либо сведения. Если претендент отказывается подписывать Согласие, организация может пересмотреть решение о приеме такого человека в штат. Отозвать свое согласие может и любой из работающих сотрудников организации (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ).

После того как работодатель получил согласие работника на обработку личной информации, он может поручить это третьему лицу, однако ответственность за сохранность сведений все равно лежит на работодателе.

Сферы защиты персональных данных коснулись действительно масштабные изменения, и работодателю следует быть вдвойне внимательным как при составлении Положения, так и при работе с личной информацией по сотрудникам. Помните, чем подробнее и конкретнее прописано Положение о персональных данных, тем четче в организации будет выстроена работа на этом участке кадрового учета.

Источник: https://kontur.ru/articles/4811